幼儿园档案管理员岗位职责.docx

?一、岗位概述

幼儿园档案管理员负责幼儿园各类档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案资料的完整、准确、安全，为幼儿园的教育教学、管理决策等提供有力的支持和保障。

二、岗位职责

1.档案收集与整理

-负责收集幼儿园各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、音像等各类档案材料，确保档案收集的全面性和完整性。

-对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其符合档案管理的规范要求，便于查找和利用。

-定期检查各部门档案材料的收集情况，督促相关人员及时移交应归档的文件资料，确保档案收集工作的及时性。

2.档案归档

-根据档案分类方案，将整理好的档案材料准确归入相应的档案类目和保管期限。

-编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子索引等，方便快速查找和调阅档案。

-对归档的档案进行系统排列，建立档案存放位置索引，确保档案存放有序，便于管理和查找。

3.档案保管

-负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、整齐、通风良好，确保档案存放环境符合要求。

-采取有效的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，保障档案的安全与完整。

-定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时报告并采取相应的处理措施。

-对破损、褪色的档案进行修复和复制，延长档案的使用寿命。

4.档案利用服务

-建立健全档案借阅制度，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案借阅的规范性和安全性。

-热情接待档案利用者，根据其需求迅速、准确地提供所需档案资料，并做好借阅登记和归还检查工作。

-根据幼儿园教育教学、管理等工作的需要，积极开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为幼儿园各项工作提供参考依据。

-定期向幼儿园领导和各部门提供档案信息服务，为领导决策和部门工作提供支持。

5.档案信息化管理

-负责幼儿园档案管理信息化系统的日常维护和管理，确保系统正常运行。

-将纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。

-及时更新和完善电子档案信息，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。

-利用信息技术手段对档案管理工作进行优化，提高档案管理的效率和质量。

6.制度建设与执行

-参与制定和完善幼儿园档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。

-严格执行档案管理制度，对违反制度的行为进行纠正和处理，确保档案管理工作规范有序进行。

-根据档案管理工作的发展和变化，及时修订和完善档案管理制度，使其适应实际工作的需要。

7.业务培训与指导

-定期组织幼儿园教职工进行档案管理知识培训，提高教职工的档案意识和档案管理技能。

-对各部门档案管理人员进行业务指导，帮助其解决档案管理工作中遇到的问题，提高基层档案管理水平。

-参与幼儿园组织的各类业务学习和交流活动，不断提升自身的业务能力和综合素质。

8.其他工作

-完成领导交办的其他与档案管理相关的临时性工作任务。

-积极配合幼儿园其他部门的工作，提供必要的档案支持和服务。

三、工作流程

1.档案收集流程

-每月初，向各部门发放档案收集清单，明确当月应归档的文件资料范围和要求。

-各部门按照清单要求，在规定时间内将整理好的档案材料移交至档案管理员处。

-档案管理员对接收的档案材料进行初步审核，检查材料的完整性和准确性，对不符合要求的材料及时退回相关部门补充或修正。

2.档案整理流程

-对收集到的档案材料进行分类，按照幼儿园档案分类方案分为党群工作类、行政管理类、教育教学类、后勤管理类、教师业务类、学生成长类等类别。

-为每一份档案材料编写唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息。

-按照编号顺序对档案材料进行编目，填写档案目录卡片，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。

-将编目好的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。

3.档案归档流程

-根据档案分类方案和保管期限，将整理好的档案材料归入相应的档案类目和保管期限。

-在档案库房中为每一类档案划分固定的存放位置，并建立存放位置索引。

-将档案材料按照存放位置索引放入