日常办公费用报销制度及流程.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司日常办公费用的管理，规范办公费用的报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工日常办公费用的报销。

3.基本原则

-预算控制原则：办公费用报销应严格执行公司预算管理制度，确保各项费用支出在预算范围内。

-真实性原则：报销人员应如实提供报销凭证，所报销的费用必须真实发生，严禁虚报、假报。

-合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得铺张浪费。

-及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，不得拖延，以保证公司资金的正常周转。

二、办公费用的分类及标准

1.办公用品

-定义：指用于日常办公的文具、纸张、文件夹、笔记本、计算器、订书机等用品。

-标准：各部门应根据实际工作需要，合理制定办公用品采购计划，并按照公司规定的采购流程进行采购。办公用品的采购应选择性价比高的产品，不得盲目追求高档品牌。

2.办公设备

-定义：指用于办公的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等设备。

-标准：办公设备的购置应根据公司业务发展需要，经相关部门审批后进行采购。办公设备的采购应遵循招投标等相关规定，确保采购过程的公开、公平、公正。办公设备的使用应遵循公司的相关规定，定期进行维护和保养，以延长设备使用寿命。

3.通讯费用

-定义：指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费、网络费等通讯费用。

-标准：公司根据员工的工作岗位和工作需要，制定通讯费用补贴标准。员工在标准范围内凭有效发票报销通讯费用。对于超出补贴标准的部分，由员工自行承担。

4.差旅费

-定义：指员工因工作需要到外地出差发生的交通费用、住宿费用、餐饮补贴等费用。

-标准：差旅费的报销标准按照公司相关规定执行，具体标准根据出差地区、出差天数等因素确定。员工在出差前应填写出差申请单，经相关部门审批后，按照审批后的行程安排出差。出差结束后，应及时办理差旅费报销手续，报销凭证应真实、合法、有效。

5.业务招待费

-定义：指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的餐饮、住宿、礼品等费用。

-标准：业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性、适度性的原则。业务招待费的报销应填写业务招待费报销单，注明招待事由、招待对象、招待时间等信息，并经相关领导审批后报销。

6.车辆费用

-定义：指公司车辆发生的燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等费用。

-标准：公司车辆应实行定点加油、定点维修、定点停车等管理制度。车辆费用的报销应凭有效发票和相关凭证进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。对于车辆维修保养费，应附维修保养清单，注明维修保养项目、费用明细等信息。

三、报销流程

1.费用申请

-员工因工作需要发生办公费用支出时，应先填写费用申请单，注明费用名称、金额、用途、预计发生时间等信息，并提交给部门负责人审批。

-部门负责人根据工作实际情况，对费用申请进行审核，如认为费用合理，签字批准后提交给财务部门。

2.费用报销

-员工在费用发生后，应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照公司规定的格式粘贴在报销单上。

-员工填写报销单，注明费用所属期间、报销金额、报销事由等信息，并签字确认。

-将报销单及相关凭证提交给部门负责人进行再次审核，部门负责人审核无误后签字批准。

3.财务审核

-财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容是否与报销事由相符、报销金额是否在规定标准范围内等。

-如发现报销凭证存在问题，财务部门应及时与报销人员沟通，要求其补充或更正相关凭证。如报销凭证符合要求，财务部门签字审核通过。

4.领导审批

-财务审核通过后的报销单，提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司财务制度和费用报销标准，对报销事项进行审批。

-如领导审批通过，报销单进入报销支付流程；如领导审批不通过，报销单退回财务部门，财务部门通知报销人员并说明原因。

5.报销支付

-财务部门根据领导审批通过的报销单，按照公司规定的支付方式进行报销支付。报销支付方式包括现金支付、银行转账等。

-对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保转账信息准确无误，并及时办理转账