公司印章管理办法.doc

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公司印章管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司印章管理。根据国家相关法律、法规和本公司《内部控制基本规范》制度规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用本公司及下属全资子公司，其他控股子公司或非控制股子公司可参照本办法制定其《公司印章管理办法》。

第三条本办法所称“公司印章”，主要是包括：

（1）公司公章：用于以公司/子公司名义上报国家机关、政府部门的重要公函和文件，以公司/子公司名义出具的证明、函件等资料，下发的各类内部文件以及以公司/子公司名义签订的对外投资、对外担保等其他具有法律约束力的文件；

（2）法定代表人印章：适用于由公司/子公司法定代表人签章的法人代表证书、法人代表授权委托书及其他需要由法人代表签章的文件。

（3）合同专用章：适用于以公司/子公司名义签订的与日常经营活动相关的各类商业合同、协议。

（4）财务印鉴章：包括财务专用章、发票专用章、作为银行预留印鉴使用的私章。适用于公司/子公司财务部门办理银行收支业务、票据业务等。

（5）董事会印章、监事会印章：适用于以董事会、监事会名义出具的公告、报告文件、函件等。

（6）各部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上仅限公司内部使用。

第四条公司印章管理应至少关注下列风险：

1、因公司印章制作、保管、使用、废止处置等不当行为，违反国家相关法律、法规规定，可能使公司遭受法律的制裁或处罚；

2、因公司印章管理制度不健全或执行不到位，可能导致公司印章使不当或遗失或被他人恶意利用，可能造公司经济损失或名誉损失；

3、因公司印章管理不到位或使用审批过程（手续）冗长，影响公司正常的业务开展。

第二章公司印章的制作审批

第五条印章的刻制：

（一）公章的制作须由管理部门提出印章制作申请，公司总经理审批后，由总经理办公室（或行政部门）按照国家法律、法规相关规定统一向公司所在地公安机关提交刻制公章申请文件，经公安机关审批后，持相关批文，在指定的公章制作单位刻制。

（二）各部门需刻制印章时，由需求部门提出申请，经董事会秘书批准后由行政部统一安排刻制。

（三）各类专用章的形体和规格严格按国家相关行政管理部门的规定执行。

第六条印章刻制的审批权限：

（一）公司公章、法定代表人印章、财务印鉴章、合同专用章的刻制，由保管使用部门提出申请，经部门负责人审核，总经理批准。

（二）董事会印章的刻制，由证券部提出申请，经董事会秘书审核，董事长批准。

（三）监事会印章的刻制，由证券部提出申请，经监事会主席审核批准。

（四）分/子公司的印章刻制，由分/子公司提出申请，须经公司总经理批准。

（五）各部门业务印章的刻制，由需求部门提出申请，经部门负责人审核，总经理批准。

第七条任何单位（部门）或个人未经批准不得私自刻制任何公司公章。因私刻公章违法乱纪行为，触犯国家法律者，公司应提请司法机关追其刑事责任，并依法追索其因此造成的公司经济损失或名誉损失的赔偿责任。

第八条确因业务需要加刻印章的，应当根据本制度的规定申请加刻；同一名称印章有多枚的，需加编号予以区分。

第九条印章领取时，各类印章由各部门专人领取，行政部应当严格核实，并对印章图样、领取时间、领取部门、领取人员等信息进行记录。

第三章公司印章的保管

第十条公司印章管理实行归口管理，明确管理责任部门和具体责任人。公按照“审用分离、分散保管”原则由专人进行保管。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。

1、公司公章、法定代表人印章，管理的责任部门为总经理办公室（或行政部门），公章保管的具体责任人为办公室主任或总经理秘书，或总经理定的其他人员；

2、财务印鉴章，管理的责任部门为公司财务部门，原则上“财务专用章”由出纳员保管，作为银行预留印鉴使用的私章由公司负责人自行保管或公司负责人其他财务人员保管，“财务专用章”和私章不得由同一个人保管。

3、合同专用章和各部门印章，管理的责任部门为公司业务部门，如销售部门、采购部门，业务类的专用章，如合同专用章必须指定专人负责保管。

4、董事会印章由董事会秘书保管，监事会印章由证券部保管。公司应当建立印章专管人员档案，对印章专管人员进行登记管理。每名印章专管人员只能保管一枚印章。

第十一条公章管理的归口部门或具体保管责任人的变更必须报总经理批准，变更必须办理书面移交手续，责任部门的负责人和保管人员须在移交书上签字，移交书报总经理办公室备案。

第十二条公司印章须妥善保管，相关管理责任部门和保管责任人应严格履行保管责任，公司印章应存放于确保安全的保险柜或专柜中，防止公章丢失或被盗。如果发生公章丢失或被盗相关责任人必须在第一时间上报单位（部门）负责人和报警，尽可能将因公章丢失或被盗而产生的风险或损失降至最低。责任部门的负责人和保管人员须对公章保管的安全性负责。

印章专管人员因特殊原因