公司视频会议系统管理办法.doc

XX有限公司

视频会议系统管理办法

第一章总则

第一条为充分发挥XX有限公司（以下简称公司）视频会议系统的作用，加强系统安全运行管理，保证系统正常运行，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司。

第三条所属各单位可根据本制度，制定出适合本单位的具体实施细则。

第二章职责分工

第四条综合管理部

（一）负责管理视频会议系统的使用和运行状况。；

（二）按照公司会议通知的要求，负责视频会议的调度；

（三）做好视频会议终端运行管控及会议期间的应急处理；

（四）负责视频会议系统接收、转发远程教学等视频和数据会议应用；

（五）负责视频会议系统的建设、安全规划、系统维护、技术更新和业务培训；

（六）保证视频会议系统的网络畅通及设备安全、可靠运行；

（七）定期组织对设备进行检测，保证视频会议系统稳定运行。

第五条视频会议系统使用人员

（一）严格按照视频会议系统操作规程的要求，开启、关闭视频终端，防范事故发生；

（二）在会议期间，监视网络及视频、音频信号；

（三）熟悉视频会议系统设备、参数设置和控制操作，对于网络和视频设备出现故障时，积极排除，并做好详细记录，及时反馈给综合管理部；

（四）负责对视频设备进行日常清洁维护、管理。

第三章管理细则

第六条视频会议系统管理实行逐级负责制。综合管理部和各使用部门、各单位作为第一责任人，视频会议系统的管理人员为直接责任人。系统管理人员包括视频管理人员、网络管理人员和兼职网管员。鉴于视频会议系统管理工作的特殊需要，视频会议系统使用的责任人应随时保障联络畅通。

第七条视频会议系统是公司与集团进行业务联系、接受集团统一调度及公司视频会议的重要系统，视频会议系统的日常使用部门是公司各部门，职能管理部门是综合管理部。

第八条公司召开视频会议，会议主办部门（单位）应填制《视频会议申请表》经审批后提前一天报送至综合管理部，并负责发布视频会议通知，综合管理部负责会议调度。

第九条公司召开紧急视频会议视为特殊情况，随时通知，会议系统管理人员应在接到通知后最短时间内做好会前所有准备工作。

第十条在视频会议期间发生突发性故障，系统管理人员应积极主动采取有力措施，查找故障范围及原因，查阅有关资料、系统结构图或与有关部门取得联系，立即予以排除。

第十一条召开紧急会议时，系统管理人员应立即进入值机状态；非紧急会议的情况下，系统管理人员应在会议开始前一小时到达工作岗位开始值机，并做好会议系统的各项准备工作。

第十二条视频会议期间，会场的系统管理人员必须忠于职守，按照视频会议系统操作规程的要求，启动、关闭系统，会议期间不得擅自离开岗位。

第十三条会议结束后，分会场在呼叫正常结束后方可关机，如分会场继续开会时应主动告知主会场。

第十四条视频会议系统每周应进行一次巡检，确保设备的正常运行。

第十五条视频会议系统的运行、维护和管理，实行系统管理人员责任制，应定人定岗，分工明确，集中精力，严格按照会议程序切换图像。

第十六条任何人不得改变视频会议程序和系统参数，未经综合管理部允许，严禁在视频会议终端设备上运行、安装软件和修改系统参数。

第十七条对视频会议系统设备要精心维护，正确使用。设备包括会议终端、摄像机、麦克风及电视机等。

第十八条在系统运行、管理、维护工作中，对出现差错和发生事故的单位，综合管理部将视情况对其进行处理。

第十九条视频会议的使用人员应熟练掌握系统的基本操作，了解系统运行过程中可能出现的故障及应急处理方式。由于使用人员操作不熟练导致系统不能正常运行的，应依规定及后果追究使用人员责任。

第四章附则

第二十条对于违反本制度，造成设备损坏，扰乱工作秩序而影响工作的，将视情节对直接责任者给予经济处罚或行政处分。

第二十一条本制度解释权属综合管理部。

第二十二条本制度自颁布之日起执行。

附件：视频会议申请表

附件1：

视频会议申请表

会议名称

申请部门（单位）

联系人及电话

申请部门（单位）领导意见

公司分管

领导意见

会议具体时间

参加会议单位

综合管理部

办理意见

部门领导：

综合管理部会议

调度员

联系电话