政府采购档案管理制度.docxVIP

?一、总则

1.目的

为加强政府采购档案管理，规范政府采购档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保政府采购档案的真实性、完整性和安全性，提高政府采购工作的效率和质量，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本单位在政府采购活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。包括政府采购项目从预算编制、采购计划申报、采购文件编制与审核、采购公告发布、开标评标、合同签订与履行、验收结算等全过程产生的相关材料。

3.管理原则

政府采购档案管理遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善政府采购档案管理制度，并组织实施。

-指导、监督和检查各部门政府采购档案的收集、整理、归档工作。

-集中统一保管政府采购档案，建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。

-按照规定的保管期限和鉴定程序，对政府采购档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。

-负责提供政府采购档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。

-定期对政府采购档案进行统计分析，总结档案管理工作经验，不断提高档案管理水平。

2.采购业务部门职责

-负责本部门政府采购项目档案的收集、整理、立卷和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确。

-按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。

-在政府采购项目实施过程中，配合档案管理部门做好档案的收集、整理和归档工作，提供必要的协助和支持。

-负责对本部门保管的政府采购档案进行定期自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。

3.项目经办人职责

-负责具体政府采购项目档案资料的收集、整理和保管工作，确保项目档案资料的齐全、完整。

-在项目实施过程中，同步收集和整理各类文件、资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等工作。

-及时将整理好的项目档案资料移交至采购业务部门，并协助做好档案的交接工作。

-对所负责项目档案的真实性、完整性负责，接受档案管理部门的指导和监督。

三、档案收集

1.收集范围

-政府采购预算编制文件，包括预算申报书、相关政策依据、资金来源说明等。

-采购计划申报材料，如采购计划申请表、采购项目可行性研究报告等。

-采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件、竞争性磋商文件等，以及文件的编制说明、审核记录等。

-采购公告及相关信息发布记录，如招标公告、中标公告、更正公告等，包括发布平台、发布时间、公告内容等。

-开标、评标、谈判、询价、磋商等采购活动记录，如开标记录、评标报告、谈判纪要、询价结果、磋商情况记录等，包括参与人员名单、评审过程记录、评审结果等。

-采购合同，包括合同文本、合同审批表、合同变更记录等。

-验收文件，如验收报告、验收单、验收记录等，包括验收标准、验收过程、验收结论等。

-付款凭证及相关财务资料，如发票、付款申请、付款审批等。

-质疑、投诉处理文件，包括质疑函、质疑答复、投诉书、投诉处理决定书等。

-其他与政府采购项目有关的文件、资料，如往来函件、会议纪要、专家论证意见等。

2.收集要求

-项目经办人应在政府采购项目完成后[X]个工作日内，将项目档案资料收集齐全，并进行初步整理。

-收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体应符合耐久性要求，能够长期保存。

-对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保电子文件的可读性和完整性，并与纸质文件一并归档。

-采购业务部门应定期对本部门政府采购项目档案的收集情况进行检查，督促项目经办人及时完成档案收集工作。

四、档案整理

1.整理原则

-遵循政府采购项目的实施流程和档案形成规律，保持文件之间的有机联系。

-分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于保管和利用。

2.分类方法

-按照政府采购项目的类别进行一级分类，如货物类、工程类、服务类等。

-在一级分类的基础上，根据项目实施阶段进行二级分类，如采购预算与计划、采购文件、采购活动记录、合同管理、验收结算等。

-对于每