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略论沟通在当前行政管理中的作用

摘要:针对当前行政管理存在及面临的某些现象,提出沟通对提高行政管理效率、行政管理人

员素质的重要作用。

关键词:行政管理;沟通;作用

在行政管理中,“沟通”是指行政管理者与管理对象之间的理解、尊重、配合,以达到行

政管理效率的提高。这里先举一个例子,外商到我市投资办厂,办事程序如下:寻找投资地点—

——环保、计划部门审批立项———取得土地使用权报建(或租赁厂房)———外经、海关报

批———建筑物综合验收———申领工商营业执照———进口或购买机器设备及安装——

—开业。表面看来,程序很严谨,但付诸实施时,问题就来了:要取得土地使用权,就要支付土地

出让金,外商必须按国家规定将外汇汇到其在国内开设的银行账号,但开设银行账号必须凭工

商营业照,而未支付土地出让金,当然不能取得国有土地使用证,更没有以下一系列的报批程

序,因而也不能取得工商营业执照;没有工商营业执照当然就没有合法的企业法人名称,外商

也就无法以企业法人名称申办有关手续。这样在基层镇区跑来跑去,还是跑不出这个怪圈。

如果不是工商行政管理部门体察实情,先核发工商企业登记,让其先开设银行户口,待办妥有

关手续后再发给正式工商业执照,恐怕谁也无法完成上述程序。这里就引出了一个非常重要

的问题:在行政管理中要不要沟通?如何沟通?沟通对提高行政效率有什么用?

一、沟通是行政管理中一项重要内容

行政管理的根本目的就是通过科学的决策、严密有序的执行、高效地完成行政任务。上

述例子中,即使工商行政管理部门作出变通做法,让外商先开设银行户口,但要完成所有审批

程序恐怕差不多要一年时间。这对行政效率而言,意义已经不大了。假如负责管理外商投资

审批项目的有关行政部门,能在工作上沟通一下,都像工商行政管理部门那样既原则又灵活地

处理问题,那么审批速度则大大加快,假如市政府主管部门能牵头召集基层镇区听听意见,再

召集审批部门了解情况,或者让基层镇区与审批部门直接座谈对话,让基层镇区明审批政策及

运作方式,让审批部门知道基层镇区工作中碰到的困难与要求,重新制定办事程序,相信行政

效率一定会大大提高。这当中,关键是沟通。

目前造成行政效率较低有如下一些主要原因:

(一)行政管理部门中某些部门与环节运转不灵,往往因互相扯皮而造成行政效率低下。这

是有的涉及某些部门的小团体利益;有的是几个部门都对某一事项有行政管理权,这些不同的

行政部门均讲究本部门的审批的先置权,别的部门先审批了则认为管理对象或其它行政管理

部门对自己不够尊重等。

(二)怕负责任或不负责任。由于提出依法行政,推行行政执法责任制,一些审批部门因怕

出错,故能拖就拖,不能拖时则态度暖昧,模棱两可,当断不断,让管理对象自己“看着办”。

(三)传递环节多、关卡多、审批时间长。强调部门人少事多,领导无空、待基层部门过关

斩将跑完程序后,已经时过境迁。

(四)行政管理手段和技术的现代化程度不高。没有充分利用现代的通讯、办公设备,沿袭

老一套的办公方式。要提高行政效率,沟通是重要的一环。行政管理者要了解当前形势、管

理对象的境况、要求、困难和工作设想;管理对象要了解上级的工作计划、有关法律、法规、

政策及行政管理部门的办事程序。如果互相沟通得好,双方都能倾听对方的意见,彼此互相了

解,这样就能增进合作和减少工作时间及精神的浪费,而节省时间就能节省金钱、增进效率和

生产力。彼得士(TomPeters)曾经说过:“沟通代表了一切。工作表现和生活上的种种,只不过

是沟通模式的副产品”。在行政管理中,行政管理者与管理对象沟通工作做得好,互相间埋怨、

顶牛等现象定会减少,而互相关心、支持、关系融洽,那么行政管理则畅顺多了,行政效率也能

有效提高。

二、行政管理中实行有效的沟通

行政管理就是为推行政务而进行的管理活动,即对公共事务的管理。我国行政管理的根

本宗旨是为人民服务。在实际管理中,行政管理者要在一定的环境中通过一定的方式影响管

理对象以实现管理目标。面对芸芸管理对象,如何使他们与行政管理者的观念统一起来,寻找

共同的问题解决办法,达到统一的工作目标,这就需要有效的沟通。

(一)观念沟通是行政管理的基础。首先行政管理者与管理对象根本利益是一致的。这是

我国行政管理的根本宗旨所决定的。行政管理者与被管理者均以人民的利益为第一位,许多

问题都可以达成共识加以解决。同时行政管理者与管理对象也可以不是对立的。既然根本利

益是一致,目标一致,就应该各行使自己的权利及履行自己的义务,努力去达到