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公司介绍信使用管理细则

一、目的

为了规范公司介绍信的使用和管理，确保公司对外业务联系的合法性、准确性和严肃性，特制定本管理细则。

二、适用范围

本细则适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在办理公司事务中需要使用介绍信的情况。

三、介绍信的种类

1.通用介绍信：用于一般性的对外业务联系，如拜访客户、洽谈合作意向、了解市场信息等，不涉及特定的业务事项和授权范围。

2.专项介绍信：针对特定的业务项目、合作事宜或法律事务等出具，明确注明授权事项、有效期限及被授权人等详细信息，具有较强的针对性和专业性。

四、介绍信的开具

1.申请流程

使用部门或员工需提前填写《介绍信开具申请表》，详细说明使用介绍信的目的、事由、前往单位、预计使用期限等信息，并由部门负责人签字确认。

申请表经部门负责人审批后，提交至公司行政管理部门（或指定的介绍信管理部门，以下简称“管理部门”）审核。

2.内容填写

管理部门在收到申请表并审核通过后，按照申请表的内容准确填写介绍信。介绍信应包括公司名称、介绍信编号、被介绍人姓名、身份证号（如有必要）、前往单位、联系事由、有效期限等基本信息，并加盖公司公章或介绍信专用章。

对于专项介绍信，还应详细注明授权的具体事项、权限范围及相关注意事项，确保被介绍人在授权范围内开展工作。

3.开具方式

介绍信一般采用纸质版形式开具，一式两联，一联由公司留存备查，一联交被介绍人使用。在特殊情况下，经公司领导批准，可采用电子介绍信形式，但需确保电子介绍信的真实性、完整性和安全性，并采取相应的加密和验证措施。

五、介绍信的使用

1.携带与出示

被介绍人在外出办理业务时，应随身携带介绍信，并在与对方单位接洽时主动出示介绍信，以表明身份和来意。介绍信应保持整洁、完整，不得涂改、伪造或转借他人使用。

2.使用期限

被介绍人应在介绍信规定的有效期限内完成相关业务事项。如因特殊情况需要延长使用期限，应提前向公司管理部门申请办理延期手续，并在介绍信上注明延期后的有效期。超过有效期的介绍信自动失效，不得继续使用。

3.业务范围

被介绍人必须严格按照介绍信上注明的业务范围开展工作，不得超出授权范围从事其他活动。如在使用过程中发现实际情况与介绍信内容不符或需要变更业务事项，应及时与公司管理部门联系，经核实后重新开具介绍信或办理变更手续。

六、介绍信的保管

1.公司留存联保管

公司留存的介绍信存根联应由管理部门指定专人负责保管，按照编号顺序进行归档存放，并建立介绍信使用登记台账，详细记录介绍信的开具日期、编号、使用部门、被介绍人、前往单位、事由、有效期等信息，以便于查询和统计。

介绍信存根联的保管期限为[X]年，期满后经公司领导批准，可按照档案管理的相关规定进行销毁处理。

2.使用联保管

被介绍人在完成业务事项后，应及时将介绍信的使用联交回公司管理部门进行核销。如因特殊原因无法及时交回，应向管理部门说明情况，并在规定的时间内补交。使用联如有遗失，被介绍人应立即向公司管理部门报告，并书面说明遗失原因和经过。管理部门应根据实际情况，视情节轻重对责任人进行相应的处罚，并采取必要的措施，如在公司内部发布遗失声明等，以避免可能产生的不良后果。

七、监督与检查

1.公司管理部门应定期对介绍信的使用和管理情况进行监督检查，确保各项规定得到有效执行。检查内容包括介绍信的开具是否符合流程、使用是否规范、保管是否妥善等。

2.对违反本管理细则的行为，公司将视情节轻重给予责任人批评教育、警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚措施，并追究其相应的法律责任。同时，对因违规使用介绍信给公司造成经济损失或不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任。

八、附则

1.本管理细则由公司行政管理部门负责解释和修订。

2.本管理细则自发布之日起施行。如有与本细则相抵触的其他规定，以本细则为准。

[公司名称]

[发布日期]