保安公司档案管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强保安公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务活动及历史研究等方面的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于保安公司各部门及全体员工。

3.档案定义

本制度所指档案是保安公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报告、报表、证件、记录、声像资料等。

二、档案管理职责

1.综合管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

-对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。

-集中统一管理公司各类重要档案，包括但不限于公司文件、重要合同协议、财务档案、人事档案等。

-负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。

-建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。

-定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全与完整。

-组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。

2.各部门职责

-负责本部门档案的收集、整理、保管和定期移交工作。

-明确本部门档案管理人员，确保档案管理工作落实到人。

-按照公司档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和归档流程。

-积极配合综合管理部门做好档案的查询、借阅等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等相关文件资料。

-公司各类会议文件、记录、纪要等。

-公司制定的各项规章制度、工作流程、标准规范等。

-保安服务合同、协议，包括与客户签订的合同、分包合同等。

-员工档案，包括入职资料、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。

-财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

-业务档案，如保安项目方案、执勤记录、巡逻记录、突发事件处理报告等。

-设备档案，包括设备采购合同、说明书、维护保养记录等。

-市场拓展档案，如客户信息、市场调研报告、招投标文件等。

-其他具有保存价值的文件、资料、声像等。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。

-档案形成部门应在文件材料产生后的规定时间内，将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理齐全，移交本部门档案管理人员。

-对于重要文件、紧急文件或涉及多个部门的文件，形成部门应及时抄送相关部门，并确保相关部门同步收集归档。

3.整理原则与方法

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-按照年度-类别-保管期限的分类方法进行整理。年度分类以文件形成的自然年度为依据；类别根据档案的内容性质分为行政管理类、业务管理类、财务类、人事类等；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。

-对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、责任者、日期、文号、页数等项目，确保目录清晰、准确。

-对破损的文件进行修复，字迹模糊或易褪色的文件进行复制，并与原件一并归档。

四、档案的分类与编号

1.分类方案

-行政管理类：包括公司文件、会议文件、规章制度、证照、印章管理、行政事务处理等方面的档案。

-业务管理类：涵盖保安服务项目策划、组织实施、质量控制、客户沟通、突发事件处理等相关档案。

-财务类：包含会计凭证、账簿、报表、财务审计、资金管理等档案。

-人事类：涉及员工招聘、培训、考核、奖惩、薪酬福利、劳动合同管理等档案。

-设备类：有关保安设备、器材的采购、验收、维护、报废等档案。

-市场类：包括市场调研、客户开发、招投标文件、市场活动记录等档案。

-其他类：不属于上述分类的其他特殊档案。

2.编号规则

-档案编号采用年度+类别代码+顺序号的结构。

-年度：采用公元纪年，如2023表示2023年度。

-类别代码：根据上述分类方案，分别用两位字母表示各类档案，如XG表示行政管理类，YW表示业务管理类等。

-顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。

-例如，2023年度行政管理类的第5份档案编号为2023XG005。

五