物业档案资料管理.docx

?一、引言

物业档案资料管理是物业管理工作的重要组成部分，它对于保障物业的正常运行、维护业主权益、提升物业管理服务水平具有至关重要的作用。完整、准确、有序的物业档案资料能够为物业的规划、决策、维修、养护等提供有力依据，同时也是物业管理企业规范化、专业化发展的重要支撑。

二、物业档案资料的分类与内容

（一）物业基础资料

1.物业规划建设资料

-包括物业项目的立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等相关文件，这些资料记录了物业项目从最初规划到建设的审批过程和依据。

-项目的规划设计图纸，如总平面图、建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、电气施工图等，详细描绘了物业的建筑布局、结构形式、设备设施布置等情况，是物业维修改造和管理的重要基础。

2.物业产权资料

-物业的产权证书，明确了物业的所有权归属和产权范围。

-购房合同、租赁合同等与物业使用相关的合同文件，记录了物业的交易情况和使用约定。

（二）业主及住户资料

1.业主基本信息

-业主的姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等个人信息。

-业主的家庭住址、房屋面积、户型等房屋相关信息。

2.业主档案

-业主入住登记表，记录业主入住时间、办理入住手续时提交的资料等。

-业主缴费记录，包括物业费、水电费、维修基金等各项费用的缴纳情况。

-业主投诉与建议记录，详细记载业主对物业管理服务提出的问题、意见和建议以及处理结果。

（三）物业运行管理资料

1.物业管理制度文件

-物业管理企业制定的各项规章制度，如员工岗位职责、考勤制度、财务管理制度、客户服务规范、工程维修管理制度、安全保卫制度、环境卫生管理制度等，这些制度规范了物业管理工作的流程和标准。

2.物业运行记录

-物业日常巡查记录，包括房屋建筑、设施设备、环境卫生、安全保卫等方面的巡查情况，及时发现并记录问题，以便及时处理。

-设施设备运行记录，如电梯运行记录、水泵运行记录、配电室运行记录等，详细记录设备的运行参数、运行时间、维护保养情况等，为设备的管理和维护提供依据。

-维修记录，包括维修项目、维修时间、维修人员、维修费用等信息，反映了物业维修工作的开展情况。

-保洁记录，记录了公共区域的清洁频次、清洁范围、清洁质量等情况。

-绿化养护记录，包括绿化植物的浇水、施肥、修剪、病虫害防治等工作记录。

（四）物业维修与更新改造资料

1.维修计划与方案

-年度维修计划，根据物业设施设备的使用年限、运行状况等制定年度维修保养计划，明确维修项目、维修时间、维修预算等。

-专项维修方案，对于重大维修项目或紧急维修情况，制定详细的专项维修方案，包括维修内容、维修技术措施、安全保障措施等。

2.维修工程资料

-维修工程合同，与维修施工单位签订的合同文件，明确双方的权利义务、工程范围、工程价款、工期等。

-维修工程图纸，施工过程中形成的与维修工程相关的图纸，如改造后的建筑结构图纸、设备更换图纸等，作为维修工程的技术资料存档。

-工程竣工验收资料，维修工程完工后，由建设单位、施工单位、监理单位等共同参与验收形成的资料，包括验收报告、质量检验报告、竣工图纸等，证明维修工程质量合格。

（五）物业费用资料

1.费用预算与决算

-年度物业费用预算，根据物业项目的规模、服务内容、人员配置等因素编制年度费用预算，包括人员工资、办公费用、维修费用、保洁绿化费用、公共水电费等各项支出预算。

-费用决算报告，年度结束后，对实际发生的物业费用进行结算和分析，形成费用决算报告，对比预算与实际支出情况，找出差异原因，为下一年度费用预算提供参考。

2.费用收缴记录

-业主缴费台账，详细记录每个业主的缴费情况，包括缴费时间、缴费金额、缴费方式等。

-欠费催缴记录，对于欠费业主，记录催缴时间、催缴方式、催缴结果等，以便跟踪欠费情况并采取相应措施。

（六）物业安全管理资料

1.安全管理制度与应急预案

-安全管理制度，如治安防范制度、消防安全制度、车辆管理制度等，明确安全管理的职责和工作流程。

-应急预案，包括火灾应急预案、地震应急预案、治安突发事件应急预案等，针对可能发生的安全事故制定应对措施和处置流程，确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行应对。

2.安全检查与隐患排查记录

-日常安全检查记录，对物业区