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RoHS体系文献资料管理程序

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系统文献新制定

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A/0

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同意：

审核：

编制：

RoHS体系文献资料管理程序

1.0目的：

对企业内部已经运行的RoHS体系文献进行管理和控制，保证其合适与有效，并保证有关部门可以获得合用文献的有关版本。

2.0合用范围：

合用于我司对RoHS体系文献的管理，包括内部文献和外部文献。

3.0职责分工：

3.1管理者代表组织有关部门编制管理手册。

3.2有关部门编制程序文献和作业指导文献。

3.3总经理同意管理手册。

3.4管理者代表同意程序文献。

3.5各部门主管会签程序文献，同意作业指导书。

4.0名词定义：

4.1内部文献：体系内部文献包括管理手册、程序文献和作业指导文献，如下简称文献。

4.2外部文献：体系外部文献包括客户提供的原则和规定、企业搜集的有关法律法规等文献。

5.0程序阐明：

5.1文献的编制：

5.1.1企业管理者代表根据有关体系原则和客户的规定编制管理手册，明确各部门在体系运行中所承担的职责，体系各规定的详细流程和运行措施等。

5.1.2企业管理者代表根据有关体系原则和客户的规定组织有关部门根据原则和客户的规定编制程序文献，详细描述体系各项规定的详细职责、操作环节、操作规定等。

5.1.3各有关部门根据管理手册和程序文献的规定，视需要编制本部门的操作指导书，描述各过程的详细操作环节和措施。

5.1.4各部门编制文献前应到行政部申请文献编号，由企业行政部按附件1“文献编号规则”给出。

5.2文献的同意与公布：

5.2.1管理手册经总经理同意后公布实行。

5.2.2程序文献经编制部门主管审核，有关部门主管会签，报管理者代表同意后公布实行。

5.2.3作业指导文献经编制部门主管审核，有关部门主管会签后公布实行。

5.2.4上述审核同意及会签记录于各文献的封面。

5.2.5各部门需将同意的文献原件交行政部登记于企业“受控文献一览表”。

5.3文献的发放控制：

5.3.1行政部文控人员填写“文献发放回收一览表”，明确文献发放范围，经管理者代表同意后发放。

5.3.2行政部文控人员按同意的文献发放份数进行复印，在文献首页的对应位置加盖受控印章，注明分发号后下发各部门。文献原件由文控人员保留，并需在每页的背面加盖受控印章。

5.3.3文献发放时，各部门接受人员应在“文献发放回收一览表”上的对应栏位签字确认，并查对收到的文献与否完整（查对页数），如有问题及时处理。

5.4文献的使用与保留：

5.4.1各部门使用文献时应保护好文献，保证文献清晰，易识别。

5.4.2未经许可，任何人不得在发放的受控文献上作任何标识或更改。

5.4.3未经许可，任何人不得将受控文献私自复印。当有需要时，需向行政部提出申请，经管理者代表同意后行政部发放。

5.5文献的更改：

5.5.1有关部门在使用文献过程中发现文献有不合适处时，可填写“文献更改申请单”提出文献更改，按本程序5.2的有关审批流程审批后交行政部实行更改。

5.5.2当客户的规定或搜集的法律法规有变化时，有关部门可填写“文献更改申请单”提出文献更改，按本程序5.2的有关审批流程审批后交行政部实行更改。

5.5.3文献的更改可分为划改、换页和换版三种形式。

5.5.3.1划改是针对更改内容较少的状况,将需改掉的部分以双直线划掉，然后在近处写上更改后的内容后发放；

5.5.3.2换页是针对更改内容较多，且集中在一页时的状况，将要更改的页进行整页更换，注明更改次数后发放；

5.5.3.3换版是针对整篇文献有多处需要更改，且分散在文献的多页，需将整份文献进行更换，重新按5.2进行逐层审批后发放。

5.5.4更改后的文献由更改提出部门视需要提出培训规定，执行《人力资源管理程序》的培训条款。

5.6文献废止：

5.6.1当文献整份换版时以及文献经多次更改不便使用时，原版次文献需进行废止。

5.6.2文控人员填写“文献废止申请单”，注明废止原因和废止份数，经管理者代表同意后回收，并记录于“文献发放回收一览表”。

5.6.3作废的文献可以销毁或切割后背面做回收纸使用，文献的原件由行政部在每页文献正面加盖“作废”印章，并保留至少三年，以便追溯。

5.7外来文献控制：

5.7.1市场部负责搜集客户有关规定或原则，交行政部文控人员登记于“外来文献一览表”后发放。

5.7.2市场部负责搜集有关法律法规，交行政部人员按《RoHS法律法规和客户规定管理程序》进行管理。

5.7.3外来文献有编号时可以沿用，若无文献编号，行政不文控人员按附件1“文献编号规则”进行编号。

5.7.4外来文献由文控人员加盖“外来文献”印章后发放。

5.7.5当上述外来文献有变更时，有关部门应及