办公文具管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司办公文具的管理，规范办公文具的采购、使用、保管等行为，合理控制办公文具费用，提高办公效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理原则

遵循统一管理、按需配置、节约使用的原则，确保办公文具的合理使用和有效管理。

二、职责分工

1.行政部门

-负责办公文具管理制度的制定、修订和解释。

-统一负责办公文具的采购、验收、保管和发放工作。

-定期盘点办公文具库存，及时补充短缺物资，并对库存积压情况进行清理和处理。

-监督检查各部门办公文具的使用情况，对浪费等违规行为进行纠正和处理。

2.各部门

-负责本部门办公文具需求的统计和申报工作。

-教育本部门员工正确使用办公文具，节约资源，杜绝浪费。

-配合行政部门做好办公文具的盘点等相关工作。

三、采购管理

1.采购计划

-各部门应根据实际工作需要，每月末填写《办公文具需求申请表》，详细列出所需办公文具的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后提交给行政部门。

-行政部门汇总各部门的需求申请表，结合库存情况进行综合分析，制定月度办公文具采购计划。采购计划应合理安排采购数量和时间，避免积压和短缺。

2.供应商选择

-行政部门负责建立办公文具供应商名录，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等，对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和比较，选择优质的供应商作为长期合作伙伴。

-定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商及时进行调整或淘汰。

3.采购实施

-行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单，明确采购的办公文具的种类、规格、数量、价格、交货时间等要求。

-采购人员应密切跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于交货过程中出现的问题，及时与供应商沟通协调解决。

-采购的办公文具到货后，行政部门采购人员应会同相关人员按照采购订单和质量标准进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、外观质量等。对于验收合格的办公文具，办理入库手续；对于验收不合格的办公文具，及时与供应商联系退换货事宜。

四、库存管理

1.入库管理

-办公文具到货后，采购人员应及时填写《办公文具入库单》，详细记录办公文具的名称、规格、数量、供应商名称、到货日期等信息。入库单应一式三联，一联由采购人员留存，一联交仓库保管人员，一联交财务部门记账。

-仓库保管人员根据入库单对办公文具进行核对和清点，无误后将其放入相应的仓库区域，并按照类别、规格等进行分类存放，做好标识，便于查找和管理。

2.库存盘点

-行政部门应定期对办公文具库存进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，仓库保管人员应认真核对库存实物与库存账目，确保账实相符。

-盘点结束后，仓库保管人员应填写《办公文具盘点表》，详细记录盘点情况，包括实际库存数量、账存数量、盘盈或盘亏数量及原因等。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制《办公文具盘盈盘亏报告》，报行政部门负责人和财务部门审批。

-根据审批后的盘盈盘亏报告，仓库保管人员调整库存账目，确保库存数据的准确性。对于盘盈的办公文具，应查明来源并办理入库手续；对于盘亏的办公文具，应分析原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的损失，由责任人负责赔偿。

3.库存安全管理

-仓库应保持整洁、干燥、通风良好，具备必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保办公文具的安全存放。

-仓库保管人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。定期检查库存办公文具的质量状况，对于发现的损坏、变质等问题，及时进行处理。

-按照先进先出的原则发放办公文具，避免库存积压过期。对于超过保质期或已无使用价值的办公文具，应及时清理报废，并做好记录。

五、发放管理

1.发放原则

-办公文具的发放应遵循按需发放的原则，严格控制发放数量，确保合理使用。

-对于价值较高或限量使用的办公文具，如高档笔记本、绘图工具等，应根据工作实际需要进行审批发放。

2.发放流程

-员工因工作需要领取办公文具时，应填写《办公文具领用申请表》，注明所需办公文具的名称、规格、数量及领用原因等，经部门负责人审核签字后到行政部门仓库领取。