户籍档案管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为了加强户籍档案管理，维护户籍档案的真实性、完整性和安全性，保障公民合法权益，提高户籍管理工作效率和服务质量，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于各级户籍管理部门对户籍档案的收集、整理、保管、利用等工作。

（三）基本原则

1.真实性原则：户籍档案应如实反映公民户籍相关信息，确保档案内容真实可靠。

2.完整性原则：全面收集与户籍有关的各类资料，保证档案资料齐全完整。

3.安全性原则：采取有效措施确保户籍档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。

4.便捷性原则：便于户籍管理部门查询、利用户籍档案，同时方便公民依法查阅相关档案信息。

二、户籍档案的内容及分类

（一）内容

户籍档案主要包括以下内容：

1.常住人口登记表：记录公民基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、住址等。

2.居民户口簿：以户为单位记载本户成员基本情况的簿册。

3.出生申报材料：包括出生医学证明、父母身份证明等，用于证明新生儿户籍登记信息。

4.死亡注销材料：如死亡证明等，用于办理户籍注销手续。

5.户口迁移材料：包括准予迁入证明、迁移证等，记录公民户口迁移情况。

6.变更更正材料：如公民姓名、性别、民族、出生日期等变更的相关证明材料。

7.其他相关材料：如收养登记材料、军人转业复员落户材料等。

（二）分类

1.按时间分类：可分为历史档案和现行档案。历史档案是指一定时间以前形成的户籍档案；现行档案是指当前正在使用和处理的户籍档案。

2.按户籍类型分类：分为城镇居民户籍档案、农村居民户籍档案等。

3.按保管期限分类：可分为长期档案（一般保存50年以上）、中期档案（保存10-50年）和短期档案（保存10年以下）。

三、户籍档案的收集

（一）收集渠道

1.户籍管理部门在办理户籍业务过程中直接产生的各类材料，如办理出生登记、户口迁移、变更更正等业务时形成的相关文书。

2.公民主动提交的与户籍相关的证明材料，如办理某些特殊户籍业务时需提供的个人声明、亲属关系证明等。

3.其他部门或单位依法提供的涉及户籍的材料，如公安出入境管理部门提供的境外人员户籍相关信息等。

（二）收集要求

1.及时收集：户籍管理工作人员在业务办理完成后，应及时将形成的户籍档案材料收集整理，不得拖延积压。

2.齐全完整：确保收集的户籍档案材料涵盖业务办理所需的全部信息，无遗漏。对于公民提交的材料，应仔细核对，不符合要求的应及时告知公民补充完善。

3.真实有效：所收集的材料必须真实可靠，由相关部门或个人依法依规出具，不得伪造、篡改。

四、户籍档案的整理

（一）整理原则

1.遵循档案形成规律：按照户籍业务办理的先后顺序和内在联系进行整理，保持档案之间的逻辑性。

2.便于保管和利用：以方便户籍管理部门查找、借阅和统计为出发点，对档案进行科学分类、编号和装订。

（二）整理步骤

1.分类：根据户籍档案的内容和分类标准，将收集到的档案材料进行分类。例如，将出生申报材料归为一类，户口迁移材料归为一类等。

2.排序：在每一类档案中，按照材料形成的时间先后顺序或重要程度进行排序。

3.编号：为每一份户籍档案材料或每一户户籍档案编制唯一的编号，便于识别和管理。编号可采用数字编码方式，如年份+流水号等。

4.编目：编制户籍档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。

5.装订：对整理好的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保护档案材料的完整性，不得损坏原有材料。

五、户籍档案的保管

（一）保管场所

1.各级户籍管理部门应设立专门的户籍档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

2.库房应配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。

（二）保管方式

1.纸质档案：按照类别和编号顺序存放在档案柜中，不同保管期限的档案应分开存放。

2.电子档案：建立电子户籍档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行数据备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。

（三）保管期限

1.常住人口登记表、居民户口簿等重要户籍档案应长期保存。

2.出生申报、死亡注销、户口迁移等业务办理过程中形成的档案材料，根据其性质和作用确定保管期限，一般为中期或短期。

3.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的户籍档案，按照规定的程序进行