单位档案管理台账.docx

?一、引言

单位档案管理台账是记录和管理单位各类档案信息的重要工具，它对于规范档案管理流程、提高档案利用效率、保障档案安全具有至关重要的作用。通过建立完善的档案管理台账，可以实现对档案的全面、准确、动态管理，为单位的各项工作提供有力的支持和保障。

二、档案管理台账的定义与作用

（一）定义

单位档案管理台账是一种以表格形式记录单位档案基本信息、流转情况、利用情况等的文档。它详细记录了每一份档案的编号、名称、来源、形成时间、保管期限、存放位置等关键信息，以及档案的收集、整理、归档、借阅、归还、销毁等各个环节的操作记录。

（二）作用

1.规范档案管理流程

通过台账记录，可以清晰地展示档案从形成到最终处置的全过程，明确各环节的责任人和操作要求，确保档案管理工作按照规定的流程进行，避免出现管理混乱和违规操作。

2.提高档案利用效率

台账中详细记录了档案的基本信息和存放位置，方便档案管理人员快速查找和提供档案利用服务。同时，通过对档案利用情况的记录，可以了解档案的使用频率和需求方向，为优化档案资源配置提供依据，提高档案的利用价值。

3.保障档案安全

台账记录了档案的流转情况和存放位置，便于对档案进行跟踪和监控，及时发现档案的丢失、损坏等异常情况，并采取相应的措施进行处理。此外，通过对档案借阅、归还等环节的记录，可以确保档案的使用符合规定，防止档案信息泄露。

4.为决策提供支持

档案是单位历史和业务活动的重要记录，通过对档案管理台账的分析，可以了解单位的发展历程、业务开展情况、政策执行效果等信息，为单位的决策提供数据支持和参考依据。

三、档案管理台账的内容

（一）档案基本信息台账

1.档案编号

为每一份档案赋予唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，确保其系统性和连贯性。

2.档案名称

准确记录档案的具体名称，反映档案的主要内容。

3.来源

注明档案的形成部门或个人，明确档案的出处。

4.形成时间

记录档案的形成日期，这对于了解档案的时效性和历史背景具有重要意义。

5.保管期限

根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，如永久、长期、短期等。

6.存放位置

详细记录档案的实际存放地点，包括库房编号、货架位置等，便于查找和调阅。

（二）档案收集台账

1.收集日期

记录档案收集的具体时间。

2.收集部门或个人

明确负责收集档案的部门或人员。

3.档案数量

统计收集到的档案份数。

4.档案内容摘要

简要描述档案的主要内容，以便对档案有初步的了解。

（三）档案整理台账

1.整理日期

记录档案整理工作完成的时间。

2.整理人员

注明负责档案整理的工作人员。

3.整理情况说明

描述档案整理的过程和结果，如分类情况、编号情况、装订情况等。

（四）档案归档台账

1.归档日期

记录档案归档的时间。

2.归档部门

明确档案归入的具体部门。

3.归档文件清单

列出归档档案的详细清单，包括档案编号、名称、份数等信息。

（五）档案借阅台账

1.借阅日期

记录档案借阅的时间。

2.借阅部门或个人

注明借阅档案的部门或人员。

3.档案编号及名称

填写所借阅档案的编号和名称。

4.借阅原因

说明借阅档案的目的。

5.归还日期

记录档案归还的时间。

6.归还情况检查

注明档案归还时的完整性和准确性检查情况。

（六）档案利用台账

1.利用日期

记录档案被利用的时间。

2.利用部门或个人

明确利用档案的部门或人员。

3.档案编号及名称

填写所利用档案的编号和名称。

4.利用方式

如查阅、复印、摘录等，记录档案的利用形式。

5.利用内容摘要

简要描述利用档案的具体内容和用途。

（七）档案鉴定与销毁台账

1.鉴定日期

记录档案鉴定工作开展的时间。

2.鉴定人员

注明参与档案鉴定的工作人员。

3.鉴定意见

记录对档案保管期限、价值等方面的鉴定结论。

4.销毁日期

如档案被鉴定为需要销毁，记录销毁的时间。

5.销毁人员

明确负责档案销毁的人员。

6.销毁方式

如焚烧、粉碎等，记录档案的销毁方式。

7.销毁记录

详细记录销毁档案的清单，包括档案编号、名称、份数等信息。

四、档案管理台账的建立与维护

（一）建立原则

1.真实性