合同审批流程及各部门职责.docx

?一、引言

合同作为企业经济活动的重要载体，其审批流程的规范与各部门职责的明确对于保障企业合法权益、降低经营风险、提高运营效率具有至关重要的意义。本文详细阐述合同审批流程及各部门在其中所承担的职责，旨在为企业提供一套清晰、有效的合同管理指导方案。

二、合同审批流程概述

（一）合同发起

1.业务部门

业务部门根据业务需求发起合同签订申请。首先，业务人员需对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行初步调查，并形成调查记录。例如，对于新合作的供应商，要了解其营业执照是否有效、经营范围是否涵盖合作业务、过往有无重大违约记录等。然后，填写合同申请表，明确合同的基本信息，包括合同名称、合同编号、签订双方、签订时间、合同标的、数量、价格、付款方式、交付时间、交付地点等关键条款。在申请表中详细说明合同签订的背景、目的和预期效果，附上与合同相关的业务文件、技术资料、市场调研报告等作为支撑材料。将填写完整并签字盖章的合同申请表提交至本部门负责人审核。

2.部门负责人审核

业务部门负责人对合同申请表及相关材料进行审核。重点审查合同签订是否符合本部门业务规划和目标，合同条款是否完整、准确地反映业务需求，合同相对方的选择是否合适，交易价格是否合理，预期收益是否明确且具有可行性等。对于涉及重大项目或复杂业务的合同，部门负责人可组织内部讨论或征求专业意见，确保合同风险可控。审核通过后，在合同申请表上签字确认，然后将其转交给法务部门。

（二）法务部门审核

1.合规性审查

法务部门收到业务部门提交的合同申请表及相关材料后，首先进行合规性审查。依据国家法律法规、企业内部规章制度以及行业监管要求，对合同条款进行逐一核对。检查合同是否存在违反法律法规强制性规定的内容，如是否存在欺诈、胁迫、恶意串通等导致合同无效的情形；是否符合反垄断、反不正当竞争等法律要求；合同的形式和签署方式是否合法有效等。

2.风险评估

法务人员对合同履行过程中可能存在的法律风险进行全面评估。分析合同各方的权利义务是否对等，是否存在潜在的纠纷隐患，如合同条款是否明确违约责任、争议解决方式是否合理等。对于涉及知识产权、担保、保密等特殊条款的合同，要重点审查相关条款的合法性和完整性，确保企业的合法权益得到充分保护。同时，评估合同可能给企业带来的法律责任和经济损失，提出风险防范建议。

3.合同条款修改

根据合规性审查和风险评估结果，法务部门对合同条款进行修改完善。对于存在法律风险的条款，及时与业务部门沟通协商，提出修改意见并说明理由。业务部门应积极配合法务部门的工作，根据建议对合同条款进行调整。法务部门审核修改后的合同条款无误后，在合同申请表上签署审核意见，并将其转交给财务部门。

（三）财务部门审核

1.财务条款审查

财务部门收到法务部门转来的合同申请表及相关材料后，重点审查合同中的财务条款。检查付款方式是否符合企业财务管理规定，付款时间节点是否合理，是否存在提前付款或逾期付款的风险；价格条款是否明确，是否与市场行情相符，是否涉及价格调整机制及调整条件；合同金额的计算是否准确，是否包含了所有相关费用，如税费、运输费、保险费等；结算方式是否安全便捷，是否有利于企业资金周转等。

2.预算与成本分析

结合企业的预算安排，对合同涉及的费用支出进行分析。判断合同费用是否在预算范围内，是否会对企业的成本结构和财务状况产生重大影响。对于超出预算或可能导致成本大幅增加的合同，财务部门应与业务部门沟通，了解原因及必要性，并提出控制成本的建议。例如，若合同中约定的采购价格高于预算，财务部门可要求业务部门提供价格上涨的合理依据，并协助其与供应商协商降价或调整合同条款。

3.资金安排与风险评估

根据合同付款计划，评估企业的资金安排是否能够满足合同履行的需要。分析企业现有资金状况，预测合同履行期间的资金流动情况，判断是否存在资金缺口或资金周转困难的风险。对于可能影响企业资金链安全的合同，财务部门应提出相应的资金解决方案，如安排专项贷款、调整资金使用计划等。同时，评估合同可能带来的财务风险，如坏账风险、汇率风险等，并提出风险防范措施。审核通过后，财务部门在合同申请表上签署审核意见，然后将其转交给管理层审批。

（四）管理层审批

1.全面审查与决策

管理层收到财务部门提交的合同申请表及相关审核意见后，对合同进行全面审查。综合考虑合同的业务背景、法律风险、财务状况、市场前景等因素，从企业整体战略和利益出发做出决策。重点关注合同对企业长期发展的影响，是否符合企业的战略规划和业务方向；合同的风险与收益是否匹配，是否能够为企业带来预期的经济效益和社会效益；各部门审核意见是否充分