复印机、打印机、传真机保密管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司复印机、打印机、传真机（以下统称办公设备）的保密管理，确保公司机密信息的安全，防止因办公设备使用不当导致机密信息泄露，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有复印机、打印机、传真机的使用、管理以及涉及机密信息的处理。

3.基本原则

办公设备的使用应遵循谁使用、谁负责的原则，严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，确保机密信息在办公设备使用过程中的安全。

二、办公设备的管理职责

1.行政部门

-负责办公设备的统一采购、选型和配置，建立办公设备台账，记录设备型号、数量、购置时间、使用部门等信息。

-定期对办公设备进行维护、保养和维修，确保设备正常运行。

-制定办公设备的操作规程和使用指南，并组织相关人员进行培训。

2.使用部门

-负责本部门办公设备的日常管理和使用，指定专人负责设备的操作和维护，并确保操作人员熟悉保密规定和操作规程。

-对本部门办公设备的安全负责，发现设备故障或异常情况及时通知行政部门维修，并做好记录。

-监督本部门人员正确使用办公设备，对违反保密规定的行为进行制止和纠正。

3.保密管理部门

-负责制定和完善办公设备保密管理制度，并监督制度的执行情况。

-定期对办公设备的保密管理情况进行检查和评估，发现问题及时督促整改。

-对涉及机密信息的办公设备使用情况进行审查和监督，确保机密信息的安全。

三、办公设备的使用管理

1.设备使用登记

-所有办公设备的使用人员应进行实名登记，填写《办公设备使用登记表》，包括姓名、部门、设备名称、使用时间等信息。

-使用登记表应妥善保存，保存期限不少于[X]年，以备查询。

2.专人专管

-涉及机密信息的办公设备应指定专人负责操作和管理，操作人员应经过保密培训，具备保密意识和技能。

-未经允许，其他人员不得擅自使用机密信息办公设备。

3.操作规范

-操作人员应严格按照办公设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置和参数。

-在使用复印机、打印机时，应注意检查设备是否正常，避免因设备故障导致文件丢失或损坏。

-使用传真机时，应确保传真号码准确无误，避免发错传真。同时，应注意传真内容的保密性，防止传真件被他人窃取。

4.文件处理

-在复印、打印机密文件时，应严格控制份数，按照审批后的数量进行复印和打印。严禁多印、私印机密文件。

-对复印、打印过程中产生的废纸、废页等，应及时进行粉碎或销毁，防止机密信息泄露。

-传真机密文件时，应事先确认接收方的身份和传真机的安全性，确保传真内容不被他人截取。同时，应及时清理传真记录，防止传真记录被他人获取。

5.设备维修

-办公设备出现故障需要维修时，应及时通知行政部门。行政部门应联系专业维修人员进行维修，并在维修过程中监督维修人员的操作，确保设备内的机密信息不被泄露。

-如因维修需要将设备送外维修，应将设备中的存储介质取出，并对设备进行清理和检查，确保设备内无残留的机密信息。同时，应与维修单位签订保密协议，明确维修单位的保密责任。

6.设备停用与报废

-办公设备因使用年限到期、技术淘汰等原因需要停用或报废时，行政部门应及时进行清理和登记，并报保密管理部门备案。

-对停用或报废的办公设备，应拆除存储介质，对设备进行格式化、销毁等处理，确保设备内的机密信息彻底清除。

四、机密信息的管理

1.机密信息的分类

-公司机密信息分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级信息是公司最重要的机密信息，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失；机密级信息是公司重要的机密信息，泄露后将对公司造成较大损失；秘密级信息是公司一般的机密信息，泄露后将对公司造成一定影响。

-具体的机密信息分类标准由公司保密管理部门另行制定。

2.机密信息的标识

-对涉及机密信息的文件、资料等，应在其封面或首页加盖相应的保密标识，注明密级、保密期限等信息。

-保密标识应符合国家有关保密标识的规定，确保清晰、醒目、易于识别。

3.机密信息的存储

-机密信息应存储在专门的存储介质上，并进行加密处理。存储介质应妥善保管，防止丢失、被盗或损坏。

-涉及机密信息的办公设备应设置访问密码，密码应定期更换，确保密码的安全性。

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