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学校活动策划与会议服务人员职责

一、岗位概述

学校活动策划与会议服务人员在学校的各类活动和会议中扮演着重要的角色，负责从活动的初步构想到具体实施的各个环节，确保活动的顺利进行和会议的高效组织。此岗位要求具备出色的组织能力、沟通能力以及灵活的应变能力，以应对各类突发情况并满足师生及参与者的需求。

二、核心职责

1.活动策划：根据学校的教学和发展目标，制定年度活动计划，明确各项活动的主题、目的和预期效果，确保活动与学校整体发展战略相一致。

2.资源整合：负责整合学校内外部资源，包括场地、设备、人员、资金等，确保活动的顺利进行。与各类供应商和合作伙伴进行沟通，确保所需资源的及时到位。

3.活动实施：主导活动的具体实施，包括活动前的准备工作、活动进行中的协调和活动后的总结评估。确保各项活动按照既定计划推进，及时调整并处理活动中的突发状况。

4.会议服务：负责学校各类会议的组织与服务，包括会议的前期准备、现场管理及会议记录等。确保会议的各项议程顺利进行，并为参会人员提供必要的支持。

5.宣传推广：负责活动的宣传与推广，制定宣传方案，利用学校的官方网站、社交媒体及其他渠道，提高活动的知名度和参与度。

6.参与者管理：负责活动和会议参与者的报名、签到、信息收集及反馈工作。确保参与者的需求得到满足，提高参与体验。

7.预算管理：制定活动和会议的预算方案，严格控制活动支出，确保活动在预算范围内顺利进行，并进行费用的审核与报销。

8.评估与反馈：在活动和会议结束后，组织相关人员进行总结评估，收集参与者的反馈信息，为今后的活动策划和实施提供参考依据。

三、具体职责细分

1.活动策划与设计：

根据学校的学期计划和主题，提出活动创意，设计活动流程，编写活动策划书。

确定活动的时间、地点、形式及参与人员，制定详细的活动实施方案。

2.场地与设备管理：

负责活动场地的选择与预定，确保场地符合活动需求。

与技术人员沟通，确保必要的音响、灯光、投影等设备的正常运作。

3.团队协调与管理：

组织和管理活动团队，明确团队成员的职责和工作分工，确保各项工作高效配合。

定期召开团队会议，跟进工作进展，解决工作中遇到的问题。

4.参与者服务与沟通：

提供活动相关信息，解答参与者的疑问，确保参与者了解活动的各项安排。

负责参与者的签到、证件发放及现场服务，提升参与体验。

5.会议记录与整理：

负责会议的记录，整理会议纪要，跟进会议决策的落实情况。

确保会议资料的妥善保管和信息的及时传递。

6.活动宣传与反馈收集：

负责活动的宣传文案撰写和宣传材料的制作，确保信息准确传达。

在活动结束后，收集参与者的反馈意见，整理成报告，为后续活动提供改进建议。

7.预算编制与管理：

制定详细的活动预算，明确各项支出，确保预算的合理性和透明性。

对活动的实际支出进行跟踪和审核，确保费用控制在预算范围之内。

四、岗位要求与技能

此岗位需要具备良好的组织能力、沟通协调能力、团队合作精神和问题解决能力。应聘者需具备以下基本素质和技能：

1.沟通能力：能够与校内外各类人员进行有效沟通，协调各方资源，确保活动的顺利进行。

2.组织能力：具备良好的活动组织能力，能够统筹安排各项工作，确保活动的高效实施。

3.灵活应变能力：在活动进行中能够及时处理各种突发情况，确保活动的顺利进行。

4.团队合作精神：能够有效带领团队，激励团队成员共同完成活动目标。

5.时间管理能力：能够合理安排时间，确保各项工作按时完成。

6.基本财务管理知识：具备一定的预算编制与管理能力，能够控制活动支出。

五、总结

学校活动策划与会议服务人员在学校的各类活动中发挥着不可或缺的作用。通过明确的职责分工和高效的工作流程，确保活动的顺利进行和会议的高效组织。通过不断总结经验和反馈，不断提升活动策划和会议服务的质量，为学校的整体发展贡献力量。岗位职责的清晰与规范，不仅有助于提高工作效率，也为参与人员提供了明确的职业发展路径。