关于下达《办公自动化OA系统管理暂行规定》等文件的通知.docx

?各部门：

为了进一步规范公司办公秩序，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，现将《办公自动化OA系统管理暂行规定》等文件下达给你们，请认真组织学习并遵照执行。

一、《办公自动化OA系统管理暂行规定》

（一）总则

1.目的

本规定旨在加强公司办公自动化OA系统（以下简称OA系统）的管理，规范系统使用行为，提高办公效率，实现公司办公信息的快速传递、资源共享和协同工作。

2.适用范围

本规定适用于公司全体员工。

（二）系统管理职责

1.信息中心

负责OA系统的日常维护、技术支持和安全管理，确保系统的稳定运行和数据安全。

2.各部门负责人

负责本部门员工OA系统使用的培训、指导和监督，确保本部门员工正确使用OA系统。

（三）系统使用规范

1.用户账号管理

员工入职时，由信息中心为其开通OA系统账号，员工离职时，由所在部门通知信息中心及时注销账号。员工应妥善保管个人账号和密码，不得转借他人使用。

2.公文处理

-公司各类公文应通过OA系统进行流转，严格按照公文格式和审批流程办理。

-发文部门应确保公文内容准确、完整，附件齐全，经部门负责人审核后提交OA系统进行流转。

-收文部门应及时签收公文，并按照审批流程进行处理，不得延误。

3.流程审批

-各部门应根据实际工作需要，合理设置流程审批节点，确保流程简洁、高效。

-员工提交流程审批时，应填写准确的信息，上传必要的附件，按照流程依次提交审批。

-审批人应在规定时间内完成审批，不得推诿、拖延。

4.信息发布

-公司内部通知、公告等信息应通过OA系统的公告栏或相关模块进行发布，确保信息及时传达给全体员工。

-各部门发布的信息应符合公司宣传口径，不得发布未经审核的敏感信息。

5.资源共享

-员工可在OA系统的共享文件夹中上传和下载工作相关的文档、资料等，实现资源共享。

-上传的文件应分类存放，命名规范，便于查找和使用。

（四）系统安全管理

1.信息中心应采取必要的安全措施，保障OA系统的网络安全和数据安全，防止信息泄露和系统故障。

2.员工应增强安全意识，不得在OA系统中进行违规操作，如恶意攻击系统、传播病毒等。

3.定期对OA系统的数据进行备份，防止数据丢失。

（五）监督与考核

1.信息中心负责对OA系统的使用情况进行日常监督，及时发现和解决问题。

2.将OA系统的使用情况纳入员工绩效考核体系，对使用规范、工作效率高的员工给予表彰和奖励，对违反规定的员工进行批评教育和相应处罚。

二、《公司印章管理办法》

（一）总则

1.目的

为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司行政章、合同章、财务章等各类印章的管理。

（二）印章的刻制、启用与废止

1.印章的刻制

公司印章由办公室统一负责刻制，刻制印章时应严格按照国家有关规定办理审批手续。

2.印章的启用

新印章启用前，办公室应填写《印章启用申请表》，经公司领导批准后，方可启用。

3.印章的废止

印章因损坏、遗失等原因需要废止时，办公室应及时办理废止手续，并将废止印章封存或销毁。

（三）印章的保管

1.行政章、合同章由办公室指定专人保管，财务章由财务部指定专人保管。

2.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用。如因工作需要临时外出，应将印章交部门负责人或其他指定人员代管。

3.印章存放应安全可靠，配备必要的保险柜等设施，防止印章被盗用或丢失。

（四）印章的使用

1.使用原则

-严格按照规定的审批流程使用印章，未经批准不得擅自使用。

-印章使用应确保真实、合法、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。

2.使用流程

-申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容等。

-经部门负责人审核后，报公司领导审批。

-印章保管人凭审批后的《印章使用申请表》用印，并在《印章使用登记簿》上登记。

3.特殊情况用印

如遇紧急情况无法事先履行审批手续时，印章使用人应电话请示公司领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。

（五）监督与检查

1.办公室负责定期对印章使用情况进行检查，确保印章使用规范。

2.如发现印章