合同印章和合同文本管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司合同印章和合同文本的管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门在对外签订、履行合同过程中涉及的合同印章管理和合同文本管理。

3.基本原则

合同印章和合同文本管理应遵循合法合规、权责明确、严格规范、风险防范的原则。

二、合同印章管理

1.印章种类及用途

-公司公章：用于公司对外签订的各类合同、协议等具有法律效力的文件。

-合同专用章：专门用于公司签订合同，明确合同的签订主体为公司。

-法定代表人章：用于特定合同文本中法定代表人签字处，代表公司法定代表人的意志。

-部门章：经公司授权，由各部门使用的印章，仅用于该部门职责范围内的相关业务文件，不得用于签订合同。

2.印章的刻制与备案

-公司公章、合同专用章由公司行政部门统一负责刻制，并按照国家相关规定办理备案手续。

-法定代表人章由法定代表人指定专人保管并刻制，刻制后报行政部门备案。

-部门章由各部门提出申请，经公司审批同意后，由行政部门统一刻制并备案。

3.印章的保管

-公司公章：由公司总经理指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。

-合同专用章：由合同管理部门指定专人保管，保管人应熟悉合同签订流程和相关法律法规，严格按照规定使用印章。

-法定代表人章：由法定代表人指定专人保管，保管人应严格按照法定代表人的指示使用印章。

-部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人应在部门职责范围内使用印章，并做好使用记录。

-印章保管人应设立专门的印章保管登记簿，详细记录印章的使用日期、使用事项、使用人等信息。

4.印章的使用

-使用流程

-合同承办人填写《合同印章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订时间、对方单位名称、合同金额等信息，并附上合同文本。

-将申请表及相关合同文本提交部门负责人审核，审核通过后签字确认。

-提交至合同管理部门审核，合同管理部门对合同条款、签订程序等进行审核，审核通过后签字确认。

-最后提交至印章保管人，印章保管人根据审核意见，在确认无误后加盖相应印章，并在《合同印章使用申请表》上记录盖章情况。

-使用限制

-严禁在空白合同、协议、文件上加盖印章。

-原则上不得携带印章外出使用，如因特殊情况确需携带外出的，须经公司总经理批准，并由印章保管人亲自携带，使用完毕后立即带回公司。

-印章使用应严格按照审批后的内容进行，不得擅自更改或扩大使用范围。

5.印章的停用与销毁

-因公司机构变动、印章损坏等原因需要停用印章的，由印章保管部门提出申请，经公司审批同意后，办理停用手续。

-停用的印章应及时上缴至行政部门，由行政部门统一进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、销毁时间、销毁方式、监销人等信息，保存期限为[X]年。

三、合同文本管理

1.合同文本的起草

-合同承办人应根据业务需求，结合公司实际情况，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和公司规定。

-对于重大合同或涉及复杂法律关系的合同，公司可聘请法律顾问或专业律师进行起草或审核。

2.合同文本的审核

-部门审核：合同承办人起草完成合同文本后，应提交至所在部门进行审核。部门负责人应对合同条款的完整性、准确性、合法性以及与本部门业务的关联性进行审核，并提出审核意见。

-合同管理部门审核：合同承办人将经部门审核后的合同文本提交至合同管理部门。合同管理部门重点对合同的签订主体资格、合同条款的合法性、风险防范措施等进行审核，并出具审核报告。

-法律审核：对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应会同公司法律顾问进行法律审核。法律顾问应对合同的法律条款进行专业审查，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。

-领导审批：经部门审核、合同管理部门审核及法律审核后的合同文本，提交至公司领导进行审批。公司领导根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批决策。

3.合同文本的签订

-合同文本经各级审核和领导审批通过后，由合同承办人负责与对方当事人进行签订。签订合同时，应确保双方当事人在合同上签字（或盖章）齐