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进行分类汇总的五种方法

进行分类汇总的五种方法

假设您要建立一个其中每个帐户代码均可出现多次的月度事务

表。在月末，您需要按帐户代码对数据进行组织和分类汇总。

执行此任务的方法至少有5种。以下是这5种方法的教程。

注释示例数据集中的帐户号码在A中，金额在B

中。数据区域是A2:B100，数据目前未排序。

方法1：使用创造性的IF语句和“选择性粘贴”

步骤如下：

按帐户A）对数据进行排序。

在C中创建一个公式，以持续对每个帐户进行动态汇总。例

如，在单元格C2中创建公式：

=IF(A2=A1,C1+B2,B2

在D中创建一个公式，以标识特定帐户的最后一个条目，例

如，在单元格D2中创建公式：

=IF(A2=A3,FALSE,TRUE

将C2:D2中的公式向下复制到所有行中。

复制C2:D100。在此区域仍处于选中状态时，单击“编辑”菜

单上的“选择性粘贴”，单击“数值”，然后单击“确定”，将

C2:D100中的公式改为数值。

按D排序，降序排列。

对于在D中值为TRUE的行，A中是帐户号码的唯一

表，C中是帐户的最终动态汇总。

优点速度快。只需对写IF语句感觉敏锐。

缺点还有更好的方法。

方法2：使用“高级筛选”获得唯一帐户列表

这是一种获得唯一帐户号码列表的方法：

突出显示区域A1:A100。

在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“高级筛选”。

单击“将筛选结果复制到其他位置”。

选中“选择不重复的记录”复选框。

选择要在其中显示唯一列表的工作表空白部分。将此位置键入

“复制到”框中。

注释单击“将筛选结果复制到其他位置”之前，“复制

到”框显示为灰色。

单击“确定”。唯一帐户号码将显示在输入的位置。

输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。

优点比方法1快。无需排序。

缺点此后所需输入的数组公式将使您头晕。

方法3：使用“合并计算”命令

此方法使用“合并计算”命令，这有几项要求：帐户号码必须

在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包

括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在

本例中，该区域为A1:B100。

突出显示区域A1:B100。

通过在名称框在编辑栏左侧）中单击并键入TotalMe之类的

名称，对此区域指定区域名称。也可以在“插入”菜单上单击“名

称”。）

将单元格指针置于工作表的空白部分。

在“数据”菜单上，单击“合并计算”。

在“引用位置”框中，键入区域名称(TotalMe。

在“标志位置”部分，选中“首行”和“最左列”。

单击“确定”。

优点无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现：

Alt+D+N区域名称）、ALT+T、ALT+L、Enter。易于缩放。如果区域

包括12个月份列，则结果将是每月的汇总。

缺点如果在同一工作表上再次使用“合并计算”功能，则

需要通过使用Delete键从“所有引用位置”中清除旧区域名称。

帐户号码必须位于数值数据的左侧。这要比数据透视表稍慢，对于

具有超过10,000个记录的数据集，这会变得很明显。

方法4：使用“分类汇总”命令

这是一种很棒的功能。但因为得出的数据处理起来很陌生，所

以与“合并计算”相比，您可能不常使用此功能。

按列A排序，降序排列。

选择数据区域内的任一单元格。

在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。

默认情况下，Excel支持对最后一列数据的分类汇总。这在此

例中有效，但您往往必须在“选定汇总项”列表中滚动才能选择正

确的字段。

单击“确定”。Excel将在每当更改帐户号码时插入一个新

行，并进行分类汇总。

添加汇总后，您将看到小按钮“1”、“2”和“3”显示在名称

框下，单击“2”只查看每个帐户其