OA系统管理办法修订版.docx

?一、总则

（一）目的

为了规范OA系统的使用与管理，提高公司办公效率，实现信息资源的有效共享和协同办公，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司全体员工及OA系统的所有使用场景。

（三）基本原则

1.合法性原则：OA系统的使用和管理应符合国家法律法规及公司相关规定。

2.安全性原则：确保OA系统的数据安全，防止信息泄露、篡改和丢失。

3.高效性原则：以提高办公效率为核心，优化流程，方便快捷地处理各类事务。

4.规范性原则：统一系统操作规范和流程，确保信息的准确性和一致性。

二、职责分工

（一）信息部门

1.负责OA系统的日常维护、技术支持和系统升级，确保系统的稳定运行。

2.制定和完善OA系统的安全策略，保障系统数据安全。

3.对员工进行OA系统使用培训，解答技术相关问题。

（二）行政部门

1.负责OA系统中流程的梳理、优化和审批设置，确保流程符合公司管理要求。

2.监督OA系统流程的执行情况，对违规操作进行纠正和处理。

（三）各部门负责人

1.组织本部门员工学习和正确使用OA系统，确保各项工作通过OA系统规范流转。

2.对本部门OA系统流程的执行情况进行监督和管理，及时处理流程中的问题。

（四）全体员工

1.按照本办法及相关规定正确使用OA系统，及时处理待办事项，确保工作的高效完成。

2.对OA系统的使用提出合理化建议，积极参与系统的优化和改进。

三、系统使用规范

（一）账号管理

1.员工入职后，由行政部门负责为其开通OA系统账号，并告知初始密码。员工应及时修改初始密码，确保账号安全。

2.员工离职时，所在部门应及时通知行政部门，行政部门在OA系统中注销其账号。

3.严禁员工将个人账号转借他人使用，如有违反，一经发现，将严肃处理。

（二）登录与使用

1.员工应通过公司内部网络或授权的VPN登录OA系统，确保登录环境安全可靠。

2.登录系统后，应保持页面的正常显示，避免长时间闲置导致系统自动退出。如因长时间未操作导致系统自动退出，重新登录后需及时查看未处理的工作任务。

3.在使用OA系统过程中，如遇系统故障或操作问题，应及时联系信息部门寻求帮助，不得自行尝试非正规操作方法，以免造成数据丢失或系统损坏。

（三）数据录入与维护

1.员工应按照规定及时、准确地录入各类工作信息，确保数据的完整性和真实性。

2.对于重要数据，录入后应进行认真核对，避免因数据错误影响工作流程的正常进行。

3.定期对个人在OA系统中的数据进行整理和备份，防止数据丢失。

四、流程管理

（一）流程发起

1.员工在发起流程前，应详细了解相关流程的要求和规范，确保填写的信息准确无误。

2.按照流程模板填写必要的信息，如事项描述、涉及部门、附件等。附件应清晰、完整，能够充分说明事项的相关情况。

3.对于涉及多个部门或复杂业务的流程，发起前应与相关部门充分沟通协调，确保流程的顺利流转。

（二）流程审批

1.审批人收到待办事项后，应及时进行审批。审批过程中应认真审查流程内容，根据实际情况做出准确的审批意见。

2.如审批人对流程事项有疑问或需要补充信息，应及时与流程发起人沟通，待问题解决后再进行审批。

3.审批人应严格按照规定的审批时限完成审批，不得无故拖延。对于紧急事项，应优先处理。

（三）流程跟踪与反馈

1.流程发起人可以通过OA系统实时跟踪流程的流转状态，了解各环节的审批情况。

2.如发现流程在某一环节出现停滞或异常情况，应及时与相关审批人或信息部门联系，查明原因并协调解决。

3.对于流程处理结果，相关人员应及时进行反馈，确保信息的及时传递和共享。

（四）流程优化

1.行政部门定期收集各部门对OA系统流程的使用反馈和改进建议，组织相关人员进行分析和评估。

2.根据实际工作需要和反馈意见，对流程进行优化和调整，确保流程更加科学合理、高效便捷。

3.在流程优化过程中，应充分征求各部门的意见，确保优化后的流程能够得到广泛认可和有效执行。

五、信息安全管理

（一）数据安全

1.严格遵守公司数据安全管理制度，对OA系统中的各类数据进行分类管理和保护。

2.禁止在OA系统中存储、传输涉及国家机密、公司商业秘密和个人隐私的信息。如因工作需要必须处理相关信