接待管理办法标准版.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司接待工作，树立公司良好形象，促进对外交流与合作，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司及所属各部门对外来参观、考察、访问、商务洽谈、会议交流等活动的接待安排。

3.原则

接待工作应遵循热情周到、务实节俭、对口接待、高效有序的原则，严格控制接待标准，确保接待工作既体现公司形象，又符合实际需要。

二、接待组织与职责

1.接待领导小组

成立以公司总经理为组长，各副总经理为副组长，相关部门负责人为成员的接待领导小组。负责对接待工作进行统筹协调、指导和决策，解决接待工作中的重大问题。

2.接待工作小组

接待工作小组设在行政部，由行政部负责人担任组长，成员包括行政部相关人员。负责接待工作的具体组织实施，包括接待计划制定、场地安排、餐饮住宿协调、车辆调配、活动组织等工作。

3.各部门职责

-行政部：负责接待工作的整体策划与组织协调，安排接待场地、车辆、餐饮、住宿等事宜，确保接待工作的顺利进行；负责对接待费用进行审核与报销。

-销售部：负责与来访客户进行前期沟通，了解来访目的、行程安排等信息，并及时反馈给行政部；参与接待活动的商务洽谈环节，协助介绍公司业务和产品。

-技术部：根据需要安排技术人员参与接待活动，为来访客户提供技术咨询和交流服务，介绍公司技术实力和研发成果。

-财务部：负责对接待费用进行预算审核，确保接待费用控制在预算范围内；及时办理接待费用的报销手续。

-其他相关部门：根据接待工作需要，配合行政部做好相关工作，如提供资料、协助组织活动等。

三、接待流程

1.接待申请

-各部门因工作需要安排接待活动时，应提前填写《接待申请表》，详细说明来访单位、来访人员名单、来访目的、行程安排、预计接待天数等信息，并报部门负责人审批。

-部门负责人审批通过后，将《接待申请表》提交至行政部。行政部根据接待申请内容，初步判断接待规格和标准，并报接待领导小组审核。

2.接待计划制定

-行政部根据接待领导小组的审核意见，制定详细的接待计划。接待计划应包括接待日程安排、接待人员安排、场地布置、餐饮住宿安排、车辆调配、活动组织等内容。

-接待计划经行政部负责人审核后，报公司领导审批。接待计划一经批准，应严格按照计划执行。

3.接待准备工作

-场地布置：根据接待规格和来访目的，提前安排好接待场地，并进行相应的布置。如会议室应摆放鲜花、水果、茶水等，营造良好的接待氛围。

-餐饮住宿安排：根据来访人员的身份和接待标准，选择合适的餐厅和酒店安排餐饮和住宿。提前与餐厅和酒店沟通，确保餐饮质量和住宿条件符合要求。

-车辆调配：根据来访人员的数量和行程安排，调配合适的车辆。确保车辆整洁卫生、性能良好，并安排专人负责驾驶。

-资料准备：根据来访人员的需求，准备好公司简介、产品资料、宣传册等相关资料。如有需要，还应准备好演示文稿、视频资料等，以便在接待过程中进行展示和介绍。

-人员安排：确定接待人员名单，包括公司领导、相关部门负责人及工作人员等。接待人员应提前熟悉接待计划和来访人员的基本情况，做好接待准备工作。

4.接待实施

-迎接：按照接待计划安排，提前到达指定地点迎接来访人员。迎接人员应热情友好，主动与来访人员打招呼，并协助其办理相关手续。

-介绍与交流：在接待过程中，安排专人负责介绍公司基本情况、业务范围、发展历程等信息，并组织双方进行交流与沟通。如有需要，可安排实地参观公司生产车间、研发中心等场所。

-餐饮与住宿安排：按照接待标准，安排好来访人员的餐饮和住宿。在餐饮过程中，注意引导来访人员文明用餐，尊重其饮食习惯。住宿方面，确保房间干净整洁、设施齐全，并提供必要的服务。

-活动组织：根据接待计划，组织开展相关活动，如商务洽谈、会议交流、技术研讨等。活动过程中，要安排专人负责记录，及时整理活动成果和资料。

-送行：来访人员结束访问时，安排专人负责送行。送行人员应提前到达指定地点，协助来访人员办理离店、离厂等手续，并与来访人员道别，感谢其来访。

5.接待总结

-接待活动结束后，行政部应及时对接待工作进行总结。总结内容包括接待计划执行情况、接待效果评估、存在的问题及改进措施等。

-接待工作总结报告经行政部负责人审核后，报公司领导审阅。通过总结经验教训，不断改进接待工作，提高接待水平。

四、接待标准

1.住宿标准