档案室建设方案初稿.docx

?一、建设背景

随着单位业务的不断发展和信息量的日益增长，档案作为重要的信息资源，其管理的规范化、科学化和现代化需求愈发迫切。为满足档案管理工作的实际需要，提高档案管理效率和服务水平，特制定本档案室建设方案。

二、建设目标

1.建立一个功能完善、设施齐全、管理规范的档案室，确保档案的安全保管和有效利用。

2.实现档案管理的信息化，提高档案检索、借阅、统计等工作的效率和准确性。

3.培养一支高素质的档案管理队伍，提升档案管理工作的整体水平。

三、档案室选址与布局规划

1.选址原则

-选择地势较高、干燥、通风、防火、防潮、防虫的区域。

-远离易燃、易爆、污染源等，确保档案安全。

-方便档案的收集、整理、保管和利用，与各部门联系紧密。

2.布局规划

-档案库房：存放各类档案实体，根据档案类别和保管期限进行分区，设置不同的档案架位。

-整理加工区：用于档案的整理、装订、编目等加工工作。

-查阅利用区：配备桌椅、电脑等设备，供查阅档案的人员使用。

-办公区：档案管理人员办公的区域，包括办公室、会议室等。

-辅助区：设置机房、消毒室、值班室等辅助功能区域。

四、档案室设施设备建设

1.档案架（柜）

-根据档案的类别、规格和数量，选择合适的档案架（柜），确保档案存放整齐、有序。

-档案架（柜）应具有防火、防潮、防虫、防盗等功能。

2.温湿度调控设备

-安装空调系统，控制档案库房的温度在14℃-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间。

-配备温湿度监测设备，实时监控库房温湿度情况，并记录存档。

3.消防设备

-安装火灾自动报警系统和灭火设备，如灭火器、消火栓等。

-定期对消防设备进行检查和维护，确保其正常运行。

4.防盗设备

-安装门禁系统，限制无关人员进入档案室。

-安装监控摄像头，对档案室进行24小时监控。

5.防虫防鼠设备

-在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器材，如樟脑丸、鼠夹等。

-定期对库房进行清洁和消毒，防止虫害和鼠害的发生。

6.信息化设备

-配备高性能服务器、存储设备、电脑等硬件设施，构建档案管理信息化系统。

-安装档案管理软件，实现档案的数字化管理、检索、借阅等功能。

五、档案管理制度建设

1.档案收集制度

-明确各部门档案收集的职责和范围，规定档案收集的时间和要求。

-对收集的档案进行认真核对和整理，确保档案的完整性和准确性。

2.档案整理制度

-制定档案整理的原则和方法，按照档案的形成规律和特点进行分类、编号、编目等。

-确保档案整理工作的质量，做到分类科学、编号规范、编目准确。

3.档案保管制度

-建立档案库房管理制度，严格控制库房的温湿度、清洁卫生等条件。

-对档案进行定期检查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。

-做好档案的安全防护工作，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。

4.档案利用制度

-规范档案借阅的流程和手续，明确借阅权限和期限。

-对档案利用情况进行登记和统计，跟踪档案的去向和使用效果。

-确保档案利用过程中的安全，防止档案被篡改、丢失等。

5.档案鉴定与销毁制度

-定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。

-按照规定的程序和方法进行档案销毁，确保销毁过程的安全和保密。

-对档案鉴定和销毁工作进行记录和存档。

六、档案信息化建设

1.档案数字化

-对存量档案进行全面数字化扫描，形成电子档案副本。

-确保数字化档案的图像清晰、完整，数据准确无误。

2.档案管理系统建设

-选用适合单位实际情况的档案管理软件，搭建档案管理信息化平台。

-在系统中设置档案分类、编号、著录等功能模块，实现档案的信息化管理。

3.数据安全与备份

-采取数据加密、访问控制等措施，保障档案信息化系统的数据安全。

-定期对档案数据进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，防止数据丢失。

七、档案人员队伍建设

1.人员配备

-根据档案管理工作的需要，配备足够数量的