项目公司档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强项目公司档案管理，有效保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于项目公司各部门及所属单位的档案管理工作。

3.定义

本办法所称档案，是指项目公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、声像资料等。

4.管理原则

档案管理遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、安全保密、便于利用的原则。

二、档案管理机构及职责

1.档案管理部门

项目公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司档案管理工作。

2.档案管理人员职责

-负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。

-制定档案管理制度和工作流程，指导各部门兼职档案员开展工作。

-负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的真实性、完整性和安全性。

-积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案支持和服务。

-参与公司重要会议、活动等，负责相关文件材料的收集和整理。

3.各部门兼职档案员职责

-负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理部门。

-协助档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供必要的业务支持。

-严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。

-公司股东会、董事会、监事会等会议文件。

-公司各项管理制度、规定、办法等文件。

-公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。

-公司项目前期调研、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各阶段形成的文件材料。

-公司财务报表、审计报告、税务资料等。

-公司员工人事档案、培训记录、绩效考核等文件。

-公司宣传资料、荣誉证书、新闻报道等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。

-收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。

-对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-按照统一的分类标准和编号方法进行整理。

4.分类方法

-采用年度-机构（部门）-保管期限分类法。

-年度：按照文件形成的年度进行分类。

-机构（部门）：按照公司内部机构（部门）进行分类。

-保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。

5.编号方法

-档案编号采用年度+机构（部门）代码+保管期限代码+顺序号的结构。

-年度：用四位阿拉伯数字表示，如20XX。

-机构（部门）代码：根据公司内部机构（部门）设置进行编码，如01表示综合管理部。

-保管期限代码：Y表示永久，C表示长期，D表示短期。

-顺序号：按照档案整理顺序依次编写，用四位阿拉伯数字表示，不足四位的前面补零。

四、档案的保管

1.保管场所

-档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

-档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。

2.保管方式

-档案应分类存放，不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分别存放，便于查找和管理。

-对重要档案应采取备份保管措施，可采用电子备份或异地存储等方式，确保档案的安全性。

-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。

3.档案信息化管理

-建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。

-将纸质档案进行扫描录入系统，建立电子档案数据库，方便档案的查询、借阅和利用。

-加强电子档案的安全管理，设置不同的用户权限，防止电子档案信息泄露。

五、档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作