XXXX医院档案管理制度.docx

XXXX医院档案管理制度

?一、总则

1.目的

为加强XXXX医院档案管理，有效地保护和利用档案，提高医院管理水平和服务质量，根据国家有关档案管理的法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于XXXX医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

3.档案管理原则

遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。

二、档案管理机构及职责

1.档案管理部门

医院设立档案管理科，负责全院档案的集中管理和业务指导。

2.档案管理科职责

-贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。

-负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管全院的档案资料，确保档案的完整与安全。

-建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。

-定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。

-积极开展档案的开发利用工作，为医院的医疗、教学、科研、管理等提供档案信息服务。

-负责对各科室兼职档案员进行业务培训和工作指导。

-参与医院重大活动和重要项目文件材料的收集、整理和归档工作。

3.兼职档案员职责

-各科室设立兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理、立卷和移交工作。

-按照档案管理科的要求，做好本科室文件材料的平时积累和保管工作，确保文件材料的完整、准确。

-定期将本科室整理好的档案移交档案管理科，并办理交接手续。

-协助档案管理科开展档案的查询、利用等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-医院在医疗、教学、科研、行政管理等活动中形成的各种文件材料，包括纸质、电子、声像等载体。具体如下：

-医疗文件：病历、医嘱单、检查检验报告、手术记录、护理记录等。

-教学文件：教学计划、教案、讲稿、学生成绩册等。

-科研文件：科研项目申请书、研究报告、论文发表记录等。

-行政管理文件：医院规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。

-设备文件：设备购置合同、说明书、维修记录等。

-基建文件：基建项目审批文件、工程图纸、竣工验收报告等。

-声像档案：医院重大活动照片、录像、录音等。

-电子档案：医院信息系统产生的各类数据备份、电子文件等。

2.收集要求

-各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。

-对于重要会议、重大活动形成的文件材料，承办科室应在活动结束后及时整理并移交档案管理科。

-各类文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。

-电子文件应采用通用格式进行存储，并确保其真实性、完整性和可读性。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。

-纸质档案应进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。

-电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的目录结构。

四、档案的分类与编号

1.分类方法

医院档案采用年度-机构-保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构（科室）分类，最后按保管期限分类。

2.编号规则

-档案编号由全宗号、年度号、机构代码、保管期限代码、顺序号组成。

-全宗号：暂用医院代码。

-年度号：采用公元纪年，如20XX。

-机构代码：按照医院内部科室代码编制。

-保管期限代码：永久保存为Y，定期保存30年为D30，定期保存10年为D10。

-顺序号：按照档案整理顺序依次编号。

例如：某份档案的编号为：[医院代码].[2020].[科室代码].[Y].[0001]，表示该档案属于医院全宗，形成于2020年，由[科室代码]科室产生，为永久保存档案，是该年度该科室的第1份档案。

五、档案的保管

1.保管场所

档案管理科应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档