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南京万科苗木采购制度

目的：

提高南京万科苗木采购的效益、效率，以及规范操作流程。

适用范围：

南京万科苗木采购工作的实施。

3.职责：

3.1.苗木采购小组职责：

.苗木采购小组由工程管理部景观工程师、设计管理部景观设计师、成本管理部造价工程师、采购管理部采购工程师组成，受公司采购决策小组领导，负责具体实施整个苗木采购；

.组员间应加强沟通，协同开展工作，并同步向本部门负责人和采购决策小组汇报工作进展。

3.2.工程管理部景观工程师：

.作为苗木采购小组牵头人推进工作开展，提供专业意见；

.负责苗木供应商的约谈评估、苗圃考察、苗木选型及询价；

.参与苗木采购合同的谈判，编写苗木采购合同专业技术条款；

.参与整个订货及验货接收过程，负责苗木供应单位的全过程管理工作；

.根据合同执行情况，参照《南京万科工程付款管理作业指引》安排货款支付；

.外出寻苗，积累资源，协助建立供应商及苗木资源库。

3.3.设计管理部景观设计师：

.根据景观设计方案提供《苗木采购清单》，列明树种、规格、数量及其它相关要求；

.参与苗圃考察、苗木选型；

.根据寻苗的情况以及成本要求，调整优化树种配置。

3.4.成本管理部造价工程师：

.根据寻苗报价情况，测算预计发生的苗木采购费用是否超过目标成本，并提出成本控制意见；

.与苗木供应商谈判，核定苗木价格，编写苗木采购合同经济条款；

.审核苗木货款的支付；

．负责收集、汇总分析苗木价格，建立苗木成本数据库。

3.5.采购管理部采购工程师：

.参与苗木供应商的约谈评估、苗圃考察及苗木询价；

.参与苗木供应商谈判，编写苗木采购合同商务条款，负责合同的汇总签订；

.参与订货确认，并协助工程管理部景观工程师监控合同执行；

.参与外出寻苗，积累资源，建立供应商及苗木资源库。

4.操作模式：

4.1.分散采购：

.在对苗木资源的积累以及市场的熟悉程度有限的前提下，可采用分散采购模式；

.分散采购的确定原则可参照《工程采购实施细则》采用竞争性谈判或直接委托方式；

.对于项目景观效果产生重要影响的苗木采购也可以采用分散采购模式。

4.2.集中采购：

.在苗木资源有了一定规模的积累，对市场的熟悉解程度有了显著提高时，可采用集中采购模式；

.与有过良好合作关系的苗木供应商确定战略合作关系，执行集中采购模式；

．由战略供应商批量订购所需苗木，并负责苗木的养护半年；

．成本管理部造价工程师根据苗木成本数据库，确定战略供应价的合理性。

5.供应商管理：

5.1.工程管理部景观工程师、采购管理部采购工程师负责供应商管理工作；

5.2.长期保持与已合作或潜在苗木供应商的联系，及时获取苗木资源及相关信息，以

丰富供应商及苗木资源库，协助维护苗木成本数据库；

5.3.供应商的认证评估和战略供应商的确定参照《供应商认证作业指引》、《供应商管理细则》、《战略合作实施细则》执行。

6.苗木采购流程：

6.1.设计管理部景观设计师根据景观设计方案以及积累的苗木资源，提供《苗木采购清单》；

6.2.苗木采购小组召开会议，制定苗木采购计划，明确工作要求及时间节点；

6.3.工程管理部景观工程师、采购管理部采购工程师共同约谈苗木供应商后，会同设计管理部景观设计师进行苗圃考察、苗木选型，并要求供应商报价；

6.4.成本管理部造价工程师核定苗木采购价格，完成各家苗木供应商报价汇总的成本分析，提出成本控制意见；

6.5.苗木采购小组召开会议向本部门负责人和采购决策小组汇报工作成果，若苗木选型情况良好且预测费用满足成本控制要求，则进入订货工作阶段；

6.6.若苗木选型情况不理想或预测费用不满足成本控制要求，则需设计管理部景观设计师调整优化树种配置，或苗木采购小组再次寻苗、询价，直到满足景观效果和成本控制要求为止；

6.7.工程管理部景观工程师、设计管理部景观设计师、采购管理部采购工程师选定苗木并订货，正式订货依据为双方签订的《苗木采购合同》（在时间紧迫的情况下也可先以双方签字确认的《苗木采购清单》和被采购苗木照片作为依据，但在一周之内需补签合同）；

6.8.工程管理部景观工程师通知苗木供应商送货，并验货接收，完成相关手续和单据的办理留存，同时根据合同执行情况安排安排货款支付。

6.9.流程图：

采购管理部采购工程师工程管理部景观工程师

采购管理部

采购工程师

工程管理部

景观工程师

7.其它

7.1.廉洁合作原则

.采购小组人员应严格遵守有关廉洁合作管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得以任何名义或形式接受包括但不限于实物、现金或礼券等经济利益。

7.2.灵活工作原则：

.实施苗木采购工作时不得违背本管理办法，但由于苗木