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awg%knmi公司会议管理制度

?一、总则

1.目的

为了规范AWG%KNMI公司的会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、项目会议等。

3.会议原则

-精简高效原则：严格控制会议数量、时间和规模，提高会议效率。

-充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好各项准备工作，确保会议顺利进行。

-明确责任原则：明确会议主持人、记录人、参会人员等的职责，确保会议各项任务得到落实。

-决策执行原则：会议做出的决策应明确责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。

二、会议分类及组织

1.董事会会议

-定义：由公司董事会成员组成，审议公司重大决策、战略规划、财务报告等事项。

-组织频率：定期会议每季度召开一次，特殊情况下可临时召开。

-召集人：董事长

-议程制定：由董事会秘书根据公司实际情况提前制定，经董事长审核后发送给各位董事。

-参会人员：董事会成员，必要时可邀请高级管理人员、外部专家等列席。

-会议记录：由董事会秘书负责记录，形成会议纪要，经董事长审核后存档。

2.管理层会议

-定义：由公司管理层成员组成，讨论公司日常运营管理、业务进展、重大事项决策等。

-组织频率：每周召开一次，如遇紧急情况可临时召开。

-召集人：总经理

-议程制定：由总经理办公室提前收集各部门议题，汇总后制定议程，经总经理审核后发送给参会人员。

-参会人员：公司管理层成员，各部门负责人可根据议题列席相关会议。

-会议记录：由总经理办公室指定专人负责记录，形成会议纪要，经总经理审核后发送给参会人员，并在公司内部公布。

3.部门例会

-定义：各部门定期召开的会议，总结本部门工作进展，安排下一阶段工作任务。

-组织频率：每周召开一次，具体时间由各部门自行确定。

-召集人：部门负责人

-议程制定：由部门负责人提前制定议程，明确会议主要内容和讨论事项。

-参会人员：部门全体员工

-会议记录：由部门指定专人负责记录，形成会议纪要，供部门内部存档和查阅。

4.项目会议

-定义：针对公司特定项目召开的会议，包括项目启动会、项目进度会、项目协调会、项目总结会等。

-组织频率：根据项目需要定期或不定期召开。

-召集人：项目负责人

-议程制定：由项目负责人根据项目进展情况提前制定议程，明确会议目的、讨论内容和决策事项。

-参会人员：与项目相关的人员，包括项目团队成员、其他部门支持人员、客户代表等。

-会议记录：由项目负责人指定专人负责记录，形成会议纪要，发送给参会人员，并在项目组内公布。

三、会议准备

1.会议通知

-会议组织者应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、参会人员要求等。

-紧急会议可通过电话、邮件等方式及时通知，但需在会议结束后补发正式通知。

2.资料准备

-会议组织者应根据会议议程准备相关资料，如报告、文件、数据等，并确保资料的准确性和完整性。

-参会人员应提前熟悉会议资料，如有疑问可提前与组织者沟通。

3.场地安排

-根据会议规模和性质，选择合适的会议场地，并确保场地设施齐全、环境舒适。

-提前检查会议设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常运行。

4.人员安排

-明确会议主持人、记录人、服务人员等的职责，并提前做好沟通和协调。

-主持人应具备较强的组织能力和沟通能力，能够有效地引导会议进程。

-记录人应认真记录会议内容，确保记录准确、完整。

四、会议流程

1.会议签到

-参会人员应提前到达会议现场，在签到表上签到。

-会议组织者应安排专人负责签到工作，统计参会人员人数。

2.会议开场

-主持人宣布会议开始，介绍会议目的、议程和参会人员。

-如有必要，主持人可对上次会议决议的执行情况进行回顾和总结。

3.议题讨论

-按照会议议程依次进行议题讨论，参会人员应积极发言，充分表达自己的观点和意见。