公司工程部档案管理制度.docx

公司工程部档案管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司工程部档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在工程建设、管理和维护中的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司工程部在工程规划、设计、施工、验收等全过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理。

3.职责分工

-工程部经理负责档案管理工作的总体领导和监督，确保档案管理工作与工程建设同步进行。

-档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等具体工作，对档案的完整性和准确性负责。

-各工程项目负责人负责本项目档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理员。

二、档案的收集与整理

1.收集范围

-工程前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。

-工程设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更通知等。

-工程施工文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更签证、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。

-工程监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。

-工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。

-其他与工程建设有关的文件，如会议纪要、来往信函、招投标文件等。

2.收集要求

-各工程项目负责人应及时收集本项目产生的各类文件资料，确保文件资料的真实、完整、有效。

-对收集到的文件资料，应进行分类整理，剔除重复、无效的文件，并按照档案管理的要求进行编号、编目。

-工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查阅和利用。

3.整理方法

-档案管理员按照档案的形成规律和特点，对收集到的文件资料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。

-档案整理应遵循以下原则：

-遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-便于装订、编目和计算机管理。

-档案整理的具体步骤如下：

-对文件资料进行分类，可按照工程阶段、文件类型等进行分类。

-对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。

-编制文件目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。

-对文件进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。

三、档案的归档

1.归档时间

-工程前期文件应在项目立项后及时归档。

-工程设计文件应在设计完成后归档。

-工程施工文件应随工程进度同步归档，分部工程验收后，相关文件应及时整理归档；单位工程竣工验收后，一个月内完成全部施工文件的归档工作。

-工程监理文件应随工程监理工作进展及时归档。

-工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。

2.归档要求

-归档的文件资料应齐全、完整、准确、有效，签字盖章手续完备。

-归档的文件资料应按照规定的格式和要求进行整理，纸质文件应字迹清晰、图表整洁，电子文件应存储格式规范、内容完整。

-档案管理员应对归档的文件资料进行认真核对，确保归档文件的质量。对不符合要求的文件资料，应及时返回相关部门进行补充或修改。

3.归档流程

-各工程项目负责人将整理好的档案资料移交档案管理员。

-档案管理员对移交的档案资料进行审核，审核合格后办理归档手续，并将档案资料存入档案库房。

-档案管理员应建立档案归档台账，记录档案的归档日期、名称、数量等信息，便于查询和统计。

四、档案的保管

1.保管期限

-工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案主要包括工程前期文件、工程竣工验收文件等。

-长期保管的档案主要包括工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件等，保管期限为[X]年。

-短期保管的档案主要包括一般性的来往信函、会议纪要等，保管期限为[X]年。

-档案保管期限的确定应按照国家有关规定和公司的实际情况进行，确保档案的保管期限合理、