公司档案资料管理办法.docx

公司档案资料管理办法

?一、总则

1.目的

为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案资料管理。

3.定义

本办法所称档案资料是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案资料管理制度，并组织实施。

-集中统一管理公司各类档案资料，包括收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。

-对各部门档案资料管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。

-负责档案资料的数字化建设，推进档案信息资源的开发利用。

2.各部门职责

-负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确。

-按照公司档案管理部门的要求，及时将应归档的档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。

-明确一名兼职档案员，负责本部门档案资料管理的日常工作，接受档案管理部门的业务指导。

三、档案资料的分类与编号

1.档案资料分类

-行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，人事任免、薪酬福利、培训教育等文件，行政事务管理文件等。

-经营管理类：市场营销、合同管理、项目管理、财务管理、审计监察、质量管理、物资采购等业务活动中形成的文件。

-生产技术类：产品研发、工艺设计、生产流程、设备管理、技术改造等方面的文件。

-党群工作类：党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等文件。

-其他类：不属于上述分类的其他档案资料，如声像档案、实物档案等。

2.档案编号

档案编号采用全宗号-分类号-年度-保管期限-件号的结构。全宗号统一设定为公司代码；分类号按照上述分类类别分别设定；年度为档案形成的公元纪年；保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）；件号为每一份档案在其分类内的排列顺序号。

四、档案资料的收集与整理

1.收集范围

-公司各部门在工作活动中形成的各类文件、资料、图表、报表、记录、合同、协议等。

-公司对外交往中收到的与公司有关的文件、函件、资料等。

-公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件、成果等，如科研报告、技术总结、获奖证书等。

-公司的各类会议记录、纪要、决议等。

-公司的声像资料，包括照片、录音、录像等。

-公司的实物档案，如荣誉牌匾、奖杯、证书等。

2.收集要求

-各部门应明确档案资料收集的责任人，按照规定的时间和范围及时收集本部门的档案资料，确保档案资料的齐全完整。

-收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签署完备，载体应符合耐久性要求，如纸张应使用A4规格，电子文件应采用通用格式保存。

-对重要的、具有长期保存价值的档案资料，应进行一式多份备份，分别保存于不同的介质和地点。

3.整理原则

档案资料整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.整理方法

-文书档案：按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类整理，编制卷内文件目录，装订成卷，并填写案卷封面、卷脊、备考表等。

-科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷，编制卷内文件目录，绘制项目档案分类索引图等。

-会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，并编制会计档案目录。

-声像档案：按照形成时间、内容等进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，并刻录成光盘保存。

-实物档案：对实物进行登记造册，注明名称、来源、日期、保存地点等，并拍照留存。

五、档案资料的归档

1.归档时间

-文书档案应在次年上半年完成归档。

-科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。

-会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。

-声像档案应在形成后及时整理归档。

-实物档案应在收到后及时办理归档手续。

2.归档程序