公司档案管理表格.docx

公司档案管理表格

?一、档案管理概述

档案是公司发展历程的重要记录，对于公司的运营、决策、知识传承等方面都具有不可替代的价值。为了规范公司档案管理工作，提高档案管理效率和质量，特制定本档案管理表格体系。

二、档案分类及编号规则

（一）档案分类

1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程，股东会决议，董事会决议，行政管理制度，办公文件，会议纪要等。

2.人事档案：员工入职、离职、调动、培训、考核、薪酬福利等相关资料，劳动合同，员工简历，奖惩记录等。

3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，财务预算、决算文件等。

4.业务档案：销售合同、订单、客户资料，采购合同、供应商资料，项目文档，产品研发资料等。

5.技术档案：工艺文件、技术图纸、操作规程，设备维护手册，技术研发报告等。

（二）编号规则

采用大类编码+小类编码+顺序号的方式进行编号。

1.行政档案：AD-[小类编码]-[顺序号]

2.人事档案：HR-[小类编码]-[顺序号]

3.财务档案：FI-[小类编码]-[顺序号]

4.业务档案：OP-[小类编码]-[顺序号]

5.技术档案：TE-[小类编码]-[顺序号]

例如，行政档案中的公司章程编号为：AD-01-001

三、档案管理表格

（一）档案目录表

|档案编号|档案名称|档案分类|存放位置|归档日期|保管期限|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|

|AD-01-001|公司章程|行政档案|行政部档案柜第1层|20XX年X月X日|长期||

|HR-01-001|员工入职登记表|人事档案|人事部档案柜第2层|20XX年X月X日|长期||

（二）档案借阅登记表

|借阅日期|借阅人|所在部门|档案编号|档案名称|借阅原因|归还日期|实际归还日期|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|张三|销售部|OP-01-005|销售合同（客户A）|用于与客户沟通项目细节|20XX年X月X日|20XX年X月X日|无损坏|

（三）档案移交登记表

|移交日期|移交部门|移交人|接收部门|接收人|档案编号|档案名称|档案数量|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|行政部|李四|档案室|王五|AD-02-010|办公文件（20XX年上半年）|20份|整理完好|

（四）档案销毁登记表

|销毁日期|档案编号|档案名称|档案分类|销毁原因|批准人|销毁执行人|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|AD-03-008|过期行政通知|行政档案|已过保管期限且无留存价值|赵六|孙七||

（五）档案整理登记表

|整理日期|整理人|档案分类|整理范围|整理情况说明|备注|

|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|周八|人事档案|20XX年入职员工档案|对档案进行了分类排序，补充了部分缺失资料||

（六）档案数字化登记表

|数字化日期|档案编号|档案名称|档案分类|扫描方式|存储路径|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|HR-02-006|员工培训记录|人事档案|彩色扫描|服务器-人事档案-培训记录|清晰可辨|

（七）档案存储位置登记表

|档案编号|档案名称|档案分类|存放位置（详细地址）|备注|

|---|---|---|---|---|

|FI-03-015|20XX年财务报表|财务档案|财务部档案库第3排第5列||

（八）档案定期检查登记表

|检查日期|检查人|档案分类|检查范围|检查情况记录|整改措施|整改期限|复查情况|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

|20XX年X月X日|吴九|业务档案|上半年销售合同|发现部分合同页码缺失，有两份合同字迹模糊|重新装订缺失页码合同，对字迹模糊合同进行复印备份|20XX