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公司文件资料管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高公司运营效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在工作过程中所涉及的各类文件资料的管理。

3.定义

本制度所指文件资料包括但不限于公司的各类规章制度、通知公告、会议纪要、报告、合同协议、技术文档、财务报表、业务数据、人事档案等纸质和电子形式的信息载体。

二、文件资料管理职责

1.行政部

-负责制定、修订和完善公司文件资料管理制度，并监督执行。

-负责公司文件资料的统一归口管理，包括文件资料的收集、整理、归档、保管和借阅等工作。

-负责建立公司文件资料管理台账，对文件资料的流转情况进行记录和跟踪。

-负责组织公司各类文件资料的定期清理和销毁工作。

2.各部门

-负责本部门文件资料的形成、收集、整理和初步审核工作，并按规定及时移交行政部归档。

-负责制定本部门文件资料的分类标准和编号规则，并报行政部备案。

-负责本部门文件资料的保管和使用，确保文件资料的安全和完整。

-配合行政部做好公司文件资料的统一管理工作，按照要求提供相关文件资料。

3.员工个人

-负责在工作过程中及时形成和整理个人工作文件资料，并按规定交所在部门统一管理。

-严格遵守公司文件资料管理制度，妥善保管和使用涉及公司机密的文件资料。

-未经批准，不得擅自复制、传播、泄露公司文件资料。

三、文件资料的分类与编号

1.分类原则

公司文件资料按照其性质、用途和来源进行分类，确保分类清晰、便于管理。

2.分类方法

-行政文件类：包括公司的各类规章制度、通知公告、会议纪要、工作报告等。

-业务文件类：包括公司的各类业务合同、协议、订单、业务报表、市场调研报告等。

-财务文件类：包括公司的财务预算、财务报表、审计报告、税务资料等。

-技术文件类：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。

-人事文件类：包括公司的员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。

-其他文件类：包括公司的宣传资料、荣誉证书、资质文件等不属于上述分类的文件资料。

3.编号规则

公司文件资料采用统一的编号规则，编号由字母和数字组成，具体如下：

-一级编号：用大写字母表示文件资料的类别，如A表示行政文件类，B表示业务文件类，C表示财务文件类，D表示技术文件类，E表示人事文件类，F表示其他文件类。

-二级编号：用两位数字表示文件资料的所属部门或项目，如01表示行政部，02表示财务部，03表示市场部等。

-三级编号：用三位数字表示文件资料的顺序号，如001表示该类别下的第一份文件资料。

-编号示例：A01001表示行政部的第一份行政文件。

四、文件资料的形成与收集

1.文件资料的起草

-文件资料的起草应遵循公司的相关规定和格式要求，内容应准确、完整、清晰、规范。

-涉及多个部门的文件资料，应由主办部门牵头，会同相关部门共同起草。

-文件资料起草完成后，起草人应认真核对内容，确保无误后提交部门负责人审核。

2.文件资料的审核

-部门负责人应对起草的文件资料进行全面审核，重点审核文件资料的内容是否符合公司规定、政策要求和实际情况，格式是否规范，文字表述是否准确等。

-对于涉及重要事项、重大决策、对外发布等文件资料，需经公司高层领导审核批准。

-文件资料审核通过后，审核人应在文件资料上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。

3.文件资料的收集

-各部门应指定专人负责本部门文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。

-对于从外部接收的文件资料，如上级部门文件、合作单位文件、客户文件等，应及时登记并移交行政部统一管理。

-在文件资料收集过程中，应注意检查文件资料的完整性，对于缺页、破损、字迹不清等情况，应及时与相关部门或人员联系补齐或更换。

五、文件资料的整理与归档

1.文件资料的整理

-行政部负责对收集到的文件资料进行统一整理，按照分类和编号规则进行分类、排序、编目等工作。

-整理文件资料时，应去除文件资料上的订书钉、回形针等金属物品，确保文