公司物资采购管理制度 (1).docx

公司物资采购管理制度(1)

?一、总则

1.目的

为规范公司物资采购管理工作，加强内部控制，确保物资采购活动合法、有序进行，保障公司生产经营活动的正常开展，降低采购成本，提高采购效率和物资质量，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的物资采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。

3.基本原则

-合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

-效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本、运输成本、库存成本等因素，实现采购效益最大化。

-公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的参与机会。

-归口管理原则：按照物资类别和职能分工，实行归口管理，明确各部门在物资采购管理中的职责和权限。

二、职责分工

1.采购部门

-制定采购计划：根据公司生产经营计划和物资库存情况，编制年度、季度、月度采购计划。

-供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立供应商档案。

-采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施物资采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。

-采购成本控制：通过谈判、招标、询价等方式，降低采购成本，确保采购价格合理。

2.需求部门

-提出采购申请：根据本部门生产经营需要，提前提出物资采购申请，详细说明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。

-参与采购评审：参与采购项目的技术、商务评审工作，提供技术参数、质量标准等方面的专业意见。

-验收物资：负责对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求和使用标准。

3.质量部门

-制定质量标准：根据公司生产经营要求和相关国家标准，制定物资质量标准和验收规范。

-参与采购评审：参与采购项目的质量评审工作，对供应商的质量管理体系和产品质量进行评估。

-监督验收过程：对物资验收过程进行监督，确保验收工作严格按照质量标准和验收规范执行。

-质量问题处理：负责对采购物资出现的质量问题进行调查、分析和处理，提出整改措施和建议。

4.财务部门

-资金管理：根据采购计划和资金预算，合理安排采购资金，确保采购资金的及时、足额支付。

-采购合同审核：参与采购合同的审核工作，对合同中的价格条款、付款方式、结算方式等进行审核，确保合同条款符合财务规定。

-账务处理：负责采购物资的账务处理，及时记录采购成本和应付账款，定期与供应商核对账目。

-采购成本分析：协助采购部门进行采购成本分析，提供财务数据支持，为采购决策提供参考。

5.审计部门

-采购审计：对物资采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购成本是否合理等。

-问题整改跟踪：对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。

三、采购流程

1.采购申请

-需求部门根据生产经营需要，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。

-部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

2.采购审批

-采购部门收到采购申请后，对采购申请进行汇总、分类和初审，审核内容包括采购申请的完整性、准确性、合规性等。

-对于金额较小的常规采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大或特殊采购申请，采购部门负责人审核后提交至公司分管领导审批；对于重大采购项目，需提交公司总经理办公会审议批准。

3.采购计划制定

-采购部门根据审批后的采购申请，结合物资库存情况、市场供应情况等因素，编制年度、季度、月度采购计划。

-采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并经采购部门负责人审核后报公司分管领导批准。

4.供应商选择与管理

-供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购部门根据采购需求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步调查和评估。

-供应商评估：采购部门组织相关部门（如质量部门、技术部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商