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关于采购工作中的索证索票制度

?一、引言

在采购工作中，索证索票制度是保障采购质量、维护交易安全、规范市场秩序的重要举措。它要求采购人员在采购各类商品和服务时，向供应商索取相关的证明文件和票据，以便对采购物品的来源、质量、合法性等进行有效追溯和审查。建立健全并严格执行索证索票制度，对于防范采购风险、保障企业权益、促进市场健康有序发展具有重要意义。

二、索证索票制度的目的

1.确保采购商品和服务的质量安全

通过索取供应商的生产许可证、产品质量检验报告等证件，能够核实所采购物品是否符合国家相关质量标准和行业规范，从而降低因质量问题给企业带来的损失，保障消费者的权益。

2.保障采购行为的合法性

索证索票有助于确认供应商的经营资质和采购活动的合法性，避免采购来源不明或非法渠道的商品，防止企业陷入法律纠纷，维护企业的正常经营秩序。

3.便于采购过程的追溯和管理

完整的证票资料为采购活动提供了详细的记录，当出现质量问题、纠纷或需要进行审计等情况时，可以依据索证索票信息迅速追溯采购流程，查明问题源头，及时采取相应措施。

4.促进市场规范和诚信经营

要求采购人员严格索证索票，促使供应商自觉遵守法律法规，规范自身经营行为，提高市场整体的诚信度和规范化水平，营造公平竞争的市场环境。

三、索证索票的范围

1.商品采购

-供应商资质证明：营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（如已完成三证合一，则提供营业执照），确保供应商具备合法经营资格。

-生产许可证或经营许可证：对于食品、药品、医疗器械、特种设备等特殊商品，必须索取相应的生产许可证或经营许可证，以证明其生产或销售的合法性。

-产品质量合格证明：包括产品质量检验报告、质量认证证书（如ISO质量管理体系认证等），证明所采购商品符合质量标准。

-商标注册证明：如果采购的商品涉及商标，需索取商标注册证明，确保商品的商标合法性，避免侵权风险。

-进口商品相关证明：对于进口商品，要索取海关报关单、检验检疫证明等文件，以证明商品的来源合法且经过相关检验检疫。

2.服务采购

-服务提供商资质证明：同商品采购中的供应商资质证明要求，包括营业执照等。

-服务合同：明确服务内容、服务期限、服务费用、双方权利义务等条款的合同，作为服务采购的重要依据。

-服务人员资质证明：如涉及专业技术服务，索取服务人员的相关资格证书，如工程师证书、执业资格证书等，确保服务人员具备相应的专业能力。

-服务质量评价或业绩证明：可要求服务提供商提供过往服务的客户评价、业绩案例等，以评估其服务质量和能力。

四、索证索票的要求

1.及时性

采购人员应在采购交易达成时，及时向供应商索取相关证票资料，确保证票信息与采购行为同步，避免因时间拖延导致证票缺失或信息不准确。

2.完整性

索取的证票资料应完整无缺，涵盖上述规定的各项证明文件，不得遗漏重要信息。证票应清晰、真实、有效，加盖供应商公章或业务专用章，并注明与原件一致。

3.准确性

仔细核对证票上的各项信息，包括供应商名称、商品或服务名称、规格型号、数量、金额、证票编号、发证机关、有效期等，确保与采购交易实际情况相符，避免信息错误导致后续追溯和管理困难。

4.妥善保管

采购部门应指定专人负责证票资料的保管，建立专门的档案管理制度。将索证索票资料按照采购项目、时间顺序等进行分类整理，妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和企业内部规定要求，一般不少于[X]年。同时，要确保保管环境安全，防止证票资料损坏、丢失或泄露。

五、索证索票的流程

1.采购前准备

采购人员在开展采购活动前，应明确索证索票的具体要求和范围，熟悉相关法律法规和企业内部制度规定。根据采购项目的特点和需求，制定详细的索证索票清单，以便在采购过程中准确、全面地索取所需证票资料。

2.采购过程中的索取

在与供应商洽谈采购业务时，采购人员应主动向供应商说明索证索票的要求，并要求供应商按照规定提供相应的证明文件和票据。对于供应商提供的证票资料，采购人员要进行认真审核，确保其符合要求。如发现证票存在问题或不完整，应及时与供应商沟通，要求其补充或更正。

3.证票资料的交接与登记

采购完成后，采购人员将索取到的证票资料及时交接给负责保管的专人。保管人员对证票资料进行详细登记，记录证票名称、编号、供应商名称、采购项目名称、采购日期、交接日期等信息，建立证票档案台账。

4.定期检查与清理

定期对证票档案进行检查，查