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公司档案管理制度实施细则96624

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本实施细则。

2.适用范围

本细则适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。

3.档案定义

本细则所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度及实施细则，并监督执行。

-集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。

-指导和监督各部门的档案管理工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

-定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。

-推进档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统。

2.各部门档案管理职责

-负责本部门各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整、准确。

-明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。

-按照公司档案管理制度的要求，定期向公司档案管理部门移交应归档的档案。

-积极配合公司档案管理部门开展档案清查、统计、编目和利用等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。

-公司各项业务活动中产生的合同、协议、招投标文件、项目文件等。

-公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。

-公司财务报表、审计报告、税务资料等。

-公司员工的人事档案、培训记录、考核材料等。

-公司的技术文件、产品资料、科研成果等。

-公司的宣传资料、广告策划、新闻报道等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。

-对于重要文件材料，应在形成后及时收集，防止丢失或损坏。

-收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-符合档案管理的有关规定和标准。

4.整理方法

-分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般可分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等。

-编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和统计。

四、档案的鉴定与保管期限

1.鉴定原则

-根据档案的价值和历史意义，进行科学合理的鉴定。

-以公司的工作需要为依据，同时考虑档案的保存价值和利用频率。

2.鉴定方法

-成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，各相关部门参与。

-对档案进行逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管期限。

3.保管期限划分

-永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

-长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案。

-短期保管：保管期限为15年以下的档案，主要是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的档案。

4.保管期限调整

-随着时间的推移和公司工作的发展，对档案的保管期限进行定期复查和调整。

-发现档案保管期限不当的，及时进行重新鉴定和调整。

五、档案的保管

1.保管场所

-公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

-档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家有关标准。

2.保管设备

-配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。

-定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。

3.档案上架