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办公用品发放管理制度

?一、总则

1.目的

为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的发放流程，合理控制办公用品费用，确保办公用品的正常供应，提高工作效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理原则

-按需发放原则：根据员工的工作需要和岗位特点，合理确定办公用品的发放标准和数量，避免浪费。

-厉行节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本，提高资源利用效率。

-规范管理原则：建立健全办公用品的采购、验收、存储、发放、使用、盘点等管理制度，确保办公用品管理工作的规范化、制度化。

二、办公用品的分类及标准

1.办公用品分类

-文具类：包括笔（钢笔、圆珠笔、中性笔等）、笔记本、便签纸、文件夹、档案袋、订书机、订书钉、回形针、橡皮筋、胶水、胶带、计算器等。

-办公设备类：包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、碎纸机等。

-办公耗材类：包括打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、色带、软盘、光盘等。

-办公家具类：包括办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。

-其他类：包括饮水机、茶叶、纸杯、清洁用品（拖把、扫帚、抹布等）、绿植等。

2.办公用品发放标准

-文具类：

-普通员工：每月发放笔2支、笔记本1本、便签纸1本、文件夹2个、档案袋2个、订书机1个（每半年更换一次）、订书钉1盒、回形针1盒、橡皮筋1包、胶水1瓶、胶带1卷、计算器1个（每两年更换一次）。

-部门主管：每月发放笔3支、笔记本2本、便签纸2本、文件夹3个、档案袋3个、订书机1个（每半年更换一次）、订书钉2盒、回形针2盒、橡皮筋2包、胶水1瓶、胶带1卷、计算器1个（每两年更换一次）。

-经理级及以上人员：每月发放笔5支、笔记本3本、便签纸3本、文件夹5个、档案袋5个、订书机1个（每半年更换一次）、订书钉3盒、回形针3盒、橡皮筋3包、胶水1瓶、胶带1卷、计算器1个（每两年更换一次）。

-办公设备类：

-根据工作需要，由部门提出申请，经公司领导审批后统一配备。

-办公设备的维修、保养由公司指定的专业人员负责，所需费用由公司承担。

-办公耗材类：

-打印纸、复印纸根据实际使用量进行发放，各部门每月初填写《办公耗材申领表》，经部门主管签字后交行政部统一领取。

-墨盒、硒鼓、色带等根据打印机、复印机的使用情况进行更换，由行政部统一采购，各部门按需领取。

-办公家具类：

-根据员工岗位需求和办公场地实际情况进行配备，由行政部统一安排。

-办公家具的维修、保养由公司指定的专业人员负责，所需费用由公司承担。

-其他类：

-饮水机、茶叶、纸杯等根据实际需求进行发放，由行政部统一采购和管理。

-清洁用品根据各部门办公区域面积和卫生要求进行配备，每季度发放一次。

-绿植根据办公环境和实际需求进行摆放，由行政部统一采购和维护。

三、办公用品的采购

1.采购计划

-行政部每月末根据各部门办公用品的使用情况和库存数量，编制次月办公用品采购计划。

-采购计划应包括办公用品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。

2.采购流程

-行政部根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价、议价，确定最终供应商。

-行政部与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。

-供应商按照合同约定的时间和地点将办公用品送达公司，行政部负责组织验收。

3.采购审批

-办公用品采购金额在[X]元以下的，由行政部经理审批。

-办公用品采购金额在[X]元以上的，由公司分管领导审批。

四、办公用品的验收

1.验收人员

办公用品到货后，由行政部会同采购部门、使用部门共同进行验收。

2.验收内容

-核对办公用品的名称、规格、型号、数量、质量等是否与采购合同一致。

-检查办公用品的外观是否完好，有无损坏、变形、缺件等情况。