合同管理工作指引.docx

合同管理工作指引

?一、总则

1.目的

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本工作指引。

2.适用范围

本指引适用于公司及所属各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。

3.基本原则

合同管理应遵循依法合规、诚实守信、审慎严谨、全程管控的原则。确保合同的签订、履行符合法律法规和公司内部规定，维护公司的商业信誉。

二、合同管理职责分工

1.合同管理部门

-负责制定和完善公司合同管理制度，并监督执行。

-统一管理公司合同文本，建立合同台账，定期进行合同统计、分析和归档。

-参与重大合同的谈判、起草、审核和签订工作，对合同履行情况进行跟踪和监督。

-协调处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。

2.业务部门

-负责本部门业务范围内合同的谈判、起草、报审等工作。

-严格按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。

-协助合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。

3.法务部门

-对合同进行法律审核，提供法律意见和风险防范建议。

-参与重大合同的谈判，协助处理合同纠纷，提供法律支持。

4.财务部门

-负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务可行性和合规性。

-根据合同约定进行款项收付，并对合同执行情况进行财务监督。

三、合同签订流程

1.合同立项

业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容。经部门负责人审核后，提交至合同管理部门。

2.合同起草

-合同管理部门根据合同立项申请，指定专人负责合同起草工作。起草人员应充分了解业务情况，明确双方权利义务，确保合同条款清晰、准确、完整。

-合同文本应参照公司标准合同模板进行起草，如无标准模板，应确保合同条款符合法律法规和公司要求。对于重大合同或复杂合同，可聘请外部法律顾问协助起草。

3.合同审核

-业务部门审核：业务部门收到合同初稿后，应认真审核合同条款是否符合业务需求，权利义务是否对等，履行期限、方式等是否明确可行。审核通过后，由业务部门负责人签字确认。

-法务部门审核：合同初稿提交至法务部门，法务人员从法律角度对合同条款进行审核，重点审查合同的合法性、有效性、完整性，以及是否存在法律风险。审核通过后，出具法律审核意见。

-财务部门审核：财务部门对合同中的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具等内容，确保合同的财务安排合理、合规。审核通过后，由财务部门负责人签字确认。

-其他相关部门审核：根据合同性质和涉及业务范围，可能需要其他相关部门进行审核，如技术部门对技术合同的技术条款进行审核等。各部门审核完毕后，在《合同审核表》上签字确认。

4.合同审批

经各部门审核通过的合同，由合同管理部门提交至公司领导审批。审批流程按照公司内部审批权限执行，重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。公司领导根据审核意见和业务情况进行审批，签署审批意见。

5.合同签订

合同审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，应仔细核对对方当事人的主体资格、授权代表身份等信息，确保合同签订主体合法有效。合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的流程进行盖章操作。合同一式多份，分别由合同管理部门、业务部门、财务部门等留存归档。

四、合同履行管理

1.履行计划制定

业务部门在合同签订后，应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。履行计划应报合同管理部门备案。

2.履行跟踪与监督

-合同管理部门负责对合同履行情况进行定期跟踪和监督，建立合同履行台账，及时记录合同的执行进度、款项收付、质量验收等情况。

-业务部门应按照合同约定和履行计划，认真履行自身义务，及时向对方当事人履行通知、协助、保密等附随义务。如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时向合同管理部门报告。

-财务部门根据合同约定和业务部门提供的付款申请，及时办理款项收付手续，并对合同执行情况进行财务监督。

3.变更管理

合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签