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系统分析报告实例——考试管理信息系统

1．组织情况简述

随着教育体制改革的深入和发展，学院的教学改革也在扎实地进行，招生规模不断扩大，使学院的考试管理工作越来越复杂。经过初步调查，了解到该学院现设5个专业：企业管理、市场营销、信息管理与信息系统、技术经济、物流管理，学生人数约4000人。学院每学期都要组织学生进行各种考试，以此来检验一个学期以来学校的教学质量和学生的学习情况。学院每学期由教学副院长牵头，由教务科主任负责对学生的各科考试情况进行录入、管理和统计，师生对这些考试都很重视，这也是教学工作的重要组成部分。

2，系统目标和开发的可行性

2.1系统目标

为了紧跟教育部关于高校信息化的建设步伐，也为了高校自身的可持续发展，学院领导层决定开发考试管理系统，系统目标大致整理如下：

一是通过实施考试管理信息系统把工作人员从繁重、低效的工作中解脱出来，从而提高学院考试管理工作的效率。

二是给出学生在校期间的各种考试信息及其变化，以及对这些信息的各种统计分析，使管理者能从不同角度对学生个体和群体的成绩情况作出快速准确的分析判断。

三是通过对学生学习质量的分析，为综合评价教师的教学质量提供依据。

四是以此带动学校信息化管理的步伐，提高教师素质。

2.2系统开发的可行性

（1）技术可行性分析

考试管理系统的开发由学院相关教师负责，可以抽调一部分优秀的本科生参与其中，系统功能以满足学院考试管理工作为限，数据管理采用集中统一的管理方式，考虑到系统未来的扩展和升级，所以系统的计算方式定位在基于局域网的数据处理信息系统，例如B/S模式。前台开发工具和后台数据库管理工具以师生们熟悉的开发工具为主，强调数据库和前台界面的连接要通畅。以学院现有开发团队的能力来讲，完全可以胜任这次的系统开发工作。

（2）经济可行性分析

学院领导都很重视考试管理信息系统的开发工作，学院现有的5个专业实验室全部对开发团队开放，从而保证了开发工作的软硬件设施，另外学院决定拨出专款约1万元用于建立这套考试管理信息系统。因此，对于考试管理系统开发过程中的经费问题，学院完全可以承担。

（3）环境可行性分析

系统投入运行后，能够减少因手工劳动产生的管理费用，同时带来一些潜在的收益，如克服信息不畅、提高信息服务质量等。学院领导和工作人员对新系统的开发都给予支持，希望系统能够尽早开发，并尽快投入使用。由于人机界面友好，操作方便，一般人员都可以使用。系统管理方面由开发团队中的骨干教师牵头，集中培训实验室管理人员承担具体的系统管理工作。

3．现行系统运行状况

学院现有的考试管理系统是非计算机系统，已经运行了30年。学院投入了较多的人力和物力来保证考试工作的顺利进行。从事考试管理工作的教师已经具备了相当熟练的操作技能，但是由于是手工管理方式，所以还是会出现失误、出错的情况。更糟糕的是已经变动的信息不能及时向老师和学生发布，以至于师生不能及时掌握各类有关考试的情况，从一定程度上影响了教学管理改革的进程。

3.1组织结构

学院考试管理工作的组织结构如图1所示，在图中只介绍了与考试相关的部分，其他的业务部门没有列出。

教学副院长教务科主任

教学副院长

教务科主任

学生信息管理人员

成绩录入人员

统计分析人员

图1：考试管理组织结构图

3.2业务流程分析

（1）考试管理工作的业务流程调查

对学院考试管理工作进行调研后了解到，考试管理主要包括两大部分的工作：学生信息管理工作和成绩管理工作。

学生信息管理的过程是：

每年新生入学时，由学生工作办公室提供新生信息，并由教务科的学生信息管理人员存入学生库中，如图所示。

制表

制表计划

整理

新生名单

学生信息管理人员

新生名单

学生工作办公室

新生资料

学生库

当学生人员发生变动时，由学生工作办公室提供学生人员变动名单，然后由教务科的学生信息管理人员对变动人员进行添加或修改，并将整理后的名单存入学生库中。同时打印一份纸质版。

添加修改

添加修改

学生名单

学生信息管理人员

变动名单

制表计划

变动批复表

学生工作办公室

学生库

打印计划

学生名单

学生信息管理人员

整理整理

整理

整理

学生毕业前，应将毕业生信息删除。

删除

删除计划

学生名单

学生信息管理人员

毕业生离校单

学生库

学生成绩管理的过程是：

各系部任课教师

各系部

任课教师

成绩

单

教务科

学生工作办公室

成绩录入人员将整理后的成绩输入到学生成绩库中。

录入

录入计划

学生成绩档案

成绩录入人员

成绩单

成绩库

录入成绩完毕后，统计分析人员应根据学生库文件和学生成绩库文件汇总资料。其中，单科汇总成绩表交给教学管理人员，多科成绩单交给班主任，成绩条交给学生。

汇总分析

汇总分析计划

统计分析人员

成绩单

学生名单

单科汇总成绩表

成绩条

多科成绩单

班主任

教学管理人员

学生

（2）业务流