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合同档案管理办法商务合同档案管理办法6篇

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第一章总则

第一条：本办法旨在规范公司商务合同档案的管理，确保商务合同的安全、完整和有效利用。

第二条：商务合同档案是指公司在商务活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件和资料。

第三条：公司各部门和人员在商务活动中形成的商务合同档案，应当按本办法规定进行归档管理。

第二章商务合同档案的归档管理

第四条：商务合同档案归档管理实行“谁形成、谁负责”的原则。各部门和人员应当对其形成的商务合同档案进行收集、整理、分类和归档。

第五条：商务合同档案归档前，应当进行认真检查，确保档案的真实性和完整性。归档时，应当按档案分类和顺序进行排列，并编制归档清单。

第六条：归档后的商务合同档案应当妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。同时，应当建立档案借阅制度，确保档案的安全利用。

第三章商务合同档案的分类与标识

第七条：商务合同档案应当按以下分类进行归档管理：

1.合同类档案：包括公司签订的各类商务合同及其附件、协议等；

2.订单类档案：包括公司与客户之间的订单、发货单等；

3.票据类档案：包括公司与客户之间的发票、收据等票据；

4.凭证类档案：包括公司与客户之间的交易凭证、对账单等；

5.其他类档案：包括公司在商务活动中形成的其他具有保存价值的文件和资料。

第八条：商务合同档案应当进行标识，以便于识别、检索和借阅。标识应当包括档案类别、编号、标题、日期、责任人等基本信息。

第四章商务合同档案的借阅与利用

第九条：商务合同档案的借阅实行“谁负责、谁借阅”的原则。借阅人应当对其借阅的档案负责，确保档案的安全和完整。

第十条：借阅人应当按规定的程序进行借阅申请，并填写借阅登记表。借阅登记表应当包括借阅人姓名、部门、职务、联系方式以及借阅的档案类别、编号、标题等基本信息。

第十一条：商务合同档案一般不允许带出公司，如有特殊情况需要带出，需经总经理批准。未经批准，任何人员不得将商务合同档案带出公司或泄露给外界。

第五章商务合同档案的保管与销毁

第十二条：商务合同档案的保管实行“谁负责、谁保管”的原则。保管人应当对其保管的档案负责，确保档案的安全和完整。

第十三条：保管人应当定期对商务合同档案进行检查和维护，防止丢失、损坏或泄露。如有发现异常情况，应当及时采取措施进行处理。

第十四条：商务合同档案的销毁实行“谁负责、谁销毁”的原则。销毁人应当对其销毁的档案负责，确保销毁的彻底性和安全性。销毁时，应当采取适当的措施防止信息泄露。销毁后的档案应当进行记录并加盖销毁章。销毁记录应当包括销毁人姓名、部门、职务、联系方式以及销毁的档案类别、编号、标题等基本信息。销毁记录应当妥善保存备查。

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第一章总则

第一条为了规范商务合同档案管理工作，确保合同档案的安全、完整和有效利用，根据相关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于所有涉及商务合同的档案管理活动，包括合同的签订、执行、变更和终止等全过程。

第三条商务合同档案管理应遵循以下原则：

1.统一管理原则：建立统一的合同档案管理机构，负责合同的归档、保管、检索和利用工作。

2.分类管理原则：根据合同类型、金额、签订时间等因素，对合同进行分类管理，方便查找和使用。

3.安全管理原则：采取有效的安全措施，确保合同档案的安全和保密。

4.信息化管理原则：利用信息技术手段，提高合同档案的管理效率和质量。

第二章合同档案的管理机构与职责

第四条设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的统一管理工作。该机构应具备以下职责：

1.制定和实施合同档案管理制度。

2.负责合同档案的归档、保管、检索和利用工作。

3.对合同档案的安全和保密工作负责。

4.利用信息技术手段，提高合同档案的管理效率和质量。

第五条合同档案管理机构应配备专业的档案管理人员，档案管理人员应具备以下条件：

1.具备档案管理专业知识。

2.熟悉相关法律法规和行业标准。

3.具备良好的职业道德和诚信记录。

4.具备计算机操作和信息技术应用能力。

第三章合同档案的归档与保管

第六条合同档案的归档工作应遵循以下规定：

1.归档的合同文件应完整、真实、有效，不得伪造、篡改或者销毁。

2.归档的合同文件应按照规定的分类方式进行分类，方便查找和使用。

3.归档的合同文件应按照规定的格式进行整理，确保档案的规范性和