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公司档案管理制度

档案管理又称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提

供利用服务的各项业务工资的总称，也是国家档案失业最基本的组成部分。

一、目的

为加强公司档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完

整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据，档案管理

实行统一保管，不得分散保存。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事工程、项目、科研、业务、经营、

企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭

证、报表、图片、视频、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

3、共享盘：公司电子档案云存储。

四、职责

1.行政部

➢负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作；

➢负责督促指导部门档案管理；

➢建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

➢收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

➢负责档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保档案的安全；

➢提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

➢负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2.财务部

会计档案管理包括记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会

计档案是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此完

善财务档案工作非常重要，重点要做好会计档案装订工作和信息化数据的保存和管理。

3.各部门负责人

负责对部门档案管理监督检查。

4.相关人员

➢负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

➢向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

➢负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、保管、利用、归档；

五、归档范围

归档的文件材料应完整、系统。文件载体材料应能耐久保存。归档的电子文件，应

有相应的纸质文件材料一并归档保存。范围具体分为以下几类：

1.综合管理类

1.公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等。

2.工作报告、请示、会议记录等。

3.合同、协议委托书等。

4.公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、

决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。

5.仓库管理方面的材料采购、出入库登记、报废等。

6.合作供应商的联系方式、报价、技术方案等。

7.员工入职档案、培训档案、工资绩效档案、离职档案等。

2.财务类

电子和纸质版会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表，银行对账单

等。

3.研发类

研发技术资料，包含需求分析、技术方案、开发代码、测试用例、测试报告等。

4.解决方案类

技术方案、汇报材料、清单报价、招投标文件等。

5.工程类

包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、工程预决算、验收报告等。

6.维保类

有关维保的维保报告、检测报告、安全评估报告、消防改造资料、客户验收单等。

7.市场类

市场询价报价、合作协议、合同、市场调研方案、搜集的客户资料等。

8.项目类

项目全过程资料，包含合同、现场勘察、设计方案、招投标、开工、施工、审计、

决算、收款、奖金方案等。

9.其他类

各种实物档案、其他具有利用和保存价值的文件资料。

六、档案管理

1.归档要求

1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附

件等必须齐全。

2.归档纸质资料必须同时通过打印机扫描PDF电子档，电子类合同、盖章版文件、

招投标文件、造价清单、图纸或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定共享盘

内。

3.经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经

办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。