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学校学生档案归档整理流程规范

一、制定目的及范围

为保障学校学生档案的规范管理，提高档案整理的效率，确保信息的安全性和完整性，特制定本流程规范。本规范适用于学校所有部门与相关人员，涵盖学生入学档案、在校档案及毕业档案的归档整理工作。

二、档案管理的原则

1.档案管理应遵循“真实、完整、及时、安全”的原则，确保每份档案均为真实有效的文件。

2.所有档案资料须按照规定的格式整理，确保信息的统一性与规范性。

3.档案的保管与使用必须遵循相关法律法规，确保学生个人信息的安全与隐私。

三、档案整理流程

1.学生入学档案整理流程

1.1档案收集：新生入学时，相关部门需收集新生的身份信息、成绩单、健康体检报告、父母或监护人信息等材料。

1.2信息核对：档案管理员需对收集的材料进行逐一核对，确保信息的真实性及完整性。

1.3档案录入：将核对无误的资料进行电子化录入，建立学生档案数据库，确保信息的便于查阅与管理。

1.4档案归档：将纸质材料按照规定的顺序整理，装订成册，标注学生姓名、学号等信息，并进行归档。

1.5档案审核：由档案管理人员对整理完毕的档案进行审核，确保无遗漏与错误，最终将档案移交至档案室存档。

2.在校档案整理流程

2.1信息更新：在校期间，学生的各类信息会随时间变化，如成绩、奖惩记录等，相关部门需定期收集并更新学生档案。

2.2变更记录：所有信息变更需填写变更申请表，由班主任或辅导员审核后，提交档案管理部门进行信息更新。

2.3定期审查：档案管理人员应定期对在校档案进行审查，检查信息的完整性和准确性，确保档案数据的时效性。

2.4档案维护：对在校档案进行定期维护，确保纸质档案无损坏，电子档案定期备份，防止数据丢失。

3.毕业档案整理流程

3.1毕业材料收集：在毕业季，学校需收集学生的毕业论文、实习报告、成绩单等材料，作为毕业档案的一部分。

3.2档案整理：将收集到的毕业材料进行整理，按照规定格式归类，确保每个学生的毕业档案完整、清晰。

3.3档案确认：毕业前，档案管理员需通知学生确认自己的毕业档案内容，确保信息的准确性。

3.4档案移交：毕业生的最终档案在确认无误后，需进行归档存放，部分材料可根据需要发放给毕业生。

3.5档案保存：所有毕业档案需按照学校规定进行保存，确保在规定年限内可供查询与使用。

四、档案管理制度

1.档案管理人员职责：档案管理人员需定期接受培训，提升档案管理能力与水平，确保档案整理工作的专业性。

2.档案借阅制度：任何单位或个人借阅档案需填写借阅申请表，说明借阅目的，并由档案管理员审核后方可借出。

3.档案保密制度：学生个人信息属于隐私，档案管理人员必须遵守保密条例，严禁泄露学生个人信息。

五、档案反馈与改进机制

1.反馈渠道：学校应建立档案管理反馈渠道，鼓励师生提出意见与建议，及时改进档案管理工作。

2.定期评估：定期对档案管理流程进行评估，分析存在的问题，提出改进方案，提高档案管理的效率。

3.信息化建设：结合现代技术，推动档案管理的信息化建设，提升档案管理的便捷性与安全性。

六、总结

本流程规范旨在为学校学生档案的归档整理提供详细指导，确保每个环节清晰明确，便于执行。通过规范的档案管理流程，提高工作效率，保障学生信息安全，为学校的管理决策提供可靠的数据支持。