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股份制企业合同签署与审查流程优化方案

一、合同签署前的准备工作

1.1确定签署合同的人员及权限

在股份制企业中，明确签署合同的人员及权限。要根据企业的组织架构和决策机制，确定哪些人员有权代表企业签署合同。通常，高层管理人员如董事长、总经理等拥有较大的合同签署权限，而一些普通员工可能只能签署一些金额较小或特定类型的合同。同时要为每个签署合同的人员设定明确的权限范围，避免出现越权签署的情况。例如，对于重大合同的签署，可能需要经过董事会的批准；对于日常业务合同的签署，可由总经理或其授权的人员进行。还应建立相应的审批流程，保证签署合同的人员在其权限范围内行事，并对签署的合同负责。

1.2收集和整理相关资料

为了保证合同的准确性和完整性，需要收集和整理与合同相关的各种资料。这些资料包括但不限于对方企业的营业执照、法定代表人身份证明、资质证书等基本信息，以及与合同内容相关的市场调研资料、技术资料、财务资料等。在收集资料时，要保证资料的真实性、合法性和有效性，并对资料进行分类整理，便于后续的合同起草和审核工作。同时要建立资料管理制度，对收集到的资料进行妥善保管，防止资料的丢失或泄露。

1.3制定合同签署计划

制定合同签署计划有助于合理安排合同签署的时间和进度，提高合同签署的效率。合同签署计划应包括合同的起草、审核、签署等各个环节的时间安排，以及每个环节的责任人。在制定合同签署计划时，要充分考虑合同的复杂程度、双方的沟通协调情况等因素，合理安排时间，保证合同签署工作的顺利进行。同时要定期对合同签署计划的执行情况进行检查和调整，及时解决出现的问题，保证合同签署计划的有效实施。

1.4对合作方进行背景调查

在签署合同之前，对合作方进行背景调查是非常必要的。背景调查可以帮助企业了解合作方的信誉状况、经营状况、财务状况等重要信息，评估合作方的风险等级，为合同的签署提供参考依据。背景调查的内容包括但不限于合作方的工商登记信息、税务登记信息、诉讼记录、信用评级等。可以通过多种渠道进行背景调查，如工商行政管理部门、税务部门、法院、信用评级机构等。在进行背景调查时，要保证调查的全面性和准确性，避免因调查不充分而导致合同风险的增加。

二、合同文本的起草与审核

2.1合同文本的起草要点

合同文本的起草是合同签署与审查流程中的重要环节，需要注意以下几个要点。合同的条款要明确、具体，避免模糊不清或存在歧义。例如，在约定交货时间时，应明确具体的日期或时间段，避免使用“尽快”、“及时”等模糊词汇。合同的结构要合理，逻辑要清晰，便于双方理解和执行。一般来说，合同应包括引言、主体条款、结尾条款等部分，每个部分的内容要相互关联、相互呼应。合同的语言要简洁明了，避免使用过于复杂或专业的词汇，以免影响双方的理解和沟通。

2.2内部审核流程及要点

内部审核是合同签署前的重要环节，旨在保证合同的合法性、合规性和合理性。内部审核流程通常包括法务部门审核、业务部门审核、财务部门审核等多个环节。法务部门主要审核合同的法律条款，保证合同符合法律法规的要求；业务部门主要审核合同的商业条款，保证合同符合企业的业务需求；财务部门主要审核合同的财务条款，保证合同的财务风险在可控范围内。在内部审核过程中，要注重各部门之间的沟通协调，及时解决审核中出现的问题。同时要建立内部审核的记录和反馈机制，对审核中发觉的问题进行记录和跟踪，保证问题得到及时解决。

2.3外部法律顾问的参与

在一些复杂的合同签署过程中，聘请外部法律顾问参与是非常必要的。外部法律顾问具有丰富的法律专业知识和实践经验，能够为企业提供专业的法律意见和建议。在聘请外部法律顾问时，要选择具有良好信誉和专业资质的律师事务所，并与法律顾问签订明确的服务合同，约定双方的权利和义务。外部法律顾问应参与合同的起草、审核、谈判等各个环节，为企业提供全方位的法律支持。同时企业内部的法务部门和业务部门也应与外部法律顾问密切配合，共同做好合同的签署与审查工作。

三、合同签署的流程与规范

3.1签署合同的地点和时间安排

合同的签署地点和时间安排应根据双方的协商和实际情况进行确定。一般来说，合同的签署地点应选择在双方都比较方便的地方，如企业所在地、对方所在地或第三方场所等。在确定签署时间时，要充分考虑双方的工作安排和时间协调，避免因时间冲突而导致合同签署的延误。同时要提前通知双方签署合同的时间和地点，以便双方做好准备工作。

3.2签署合同的人员及签字要求

签署合同的人员应是经过授权的代表企业签署合同的人员，签字时应使用真实有效的签名，并加盖企业的公章或合同专用章。在签字前，要对签字人员的身份进行核实，保证签字人员具有签署合同的权限。同时要注意签字的规范性和完整性，避免出现签字不清晰、漏签等情况。对于一些重要的合同，还可以要求签字人员在签字前进