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采购管理

摘要

2011年9月，我参加了XX省原油库数据采集与监控系统项目的系统集成工作，担

任项目经理的岗位。该项目总投资人民币300万元，其中硬件设备270万元，软件30

万元，建设周期1年。XX省原油库力图通过数据采集与监控系统，实现油库调度人员在

调度控制中心对油库现场各设备的远程监视和控制的功能。大大降低了操作人员的工作量，

提高了工作效率；同时可自动生成生产运行报表及趋势图，以便油库平时的生产运行和事故

的排查。2012年8月，经过团队成员12个月的共同努力，终于通过了业主和各方专

家的验收，获得了各方的一致好评。本文以此项目为例，结合作者的实践，讨论了项目采

购管理在实际项目中的重要性，论述了编制采购管理计划、制定招标文件、招标、供方选

择、管理采购、合同收尾这六个采购管理子过程。最后总结分析项目采购管理的成功经验，

以及项目存在的不足和改进措施。

正文

为实现国家级战略能源储备基地的信息化管理，我公司进行了XX省69万方原油库

数据采集与监控系统的建设。该项目投资人民币300万元，其中270万元为硬件设备费

用，30万元为软件费用。于2011年9月开始，2012年8月结束，共历时1年。

该系统以PLC（可编程逻辑控制器）为核心设备，通过阀门传感器、雷达液位计等设备进

行油库运行状态的监视；通过电动执行机构和油泵等设备进行远程控制，降低了操作人员工

作量、提高了工作效率并且提高了油库运行的安全稳定性；并可自动生成运行报表及所需数

据的实时/历史趋势图，以方便油库的生产运行和事故的排查。

该系统首先通过综合布线技术，将现场各设备通过RS485等通讯协议，发送到一对冗

余的DELL机架式服务器中进行处理，其工作平台为Windowsserver2008;再通过Web

Server技术，采用C/S架构，发布数据到四台作为客户端的工作站上；最后操作调度人员

通过VB语言编写的人机交互界面软件，实现远程监控。同时服务器将产生的数据写

入SQL数据库中，而各工作站则可通过ODBC中间件将SQL中的数据进行调用，并

用EXCEL中的VBA代码生成生产运行报表。

我公司在2011年7月中标该项目，并签署了建设合同。我则由于具有较为丰富的项

目管理经验，且以往管理的项目绩效较高，被认命为该项目的项目经理。由于该项目涉及到

国家能源战略储备计划，采购管理便成为了该项目成果与否的关键。我将结合本项目，从如

下几个方面对项目的采购管理进行介绍。

在项目发起人发布项目章程，正式启动项目后，我首先带领我的项目团队收集了各方项

目干系人的需求；再开展范围管理工作，确定本项目的范围基准；然后根据项目的范围基准

开展进度管理、成本管理工作。估算出了项目所需的资源、历时和资金需求，特别是所需设

备和材料的相关估算。这些文件为更好的完成采购管理提供了准确的依据。

1．编制采购管理计划

编制采购管理计划便是根据所需的资源以及所能提供的资金来决定，何时以何种方式去

购入/租赁各种材料和设备。因此我以范围基准、进度计划、活动资源估算、活动成本估

算为依据，编制采购管理计划。其中在计划采购机柜时，还需要进行自制和外购分析，决

定机柜的风扇、门控开关等设备是由机柜供货商提供安装，还是自行采购安装。我分别估算

了两种情况所需的费用，发现在算上工人工时费的情况下还是直接外购所需费用更低、风险

更小，因此决定整体采购机柜，并描述其具体规格。而项目所用服务器，则需要通过招投标

环节进行供方选择，我和技术人员汇总所需规格参数，形成服务器的采购SOW。如此，我

将项目所需的设备材料的提供方法进行了计划，形成采购管理计划。

2．制定招标文件

编制招标文件便是指确定如何进行本项目的招投标环节，以及编制招标所需的各种文

件。因此我带领项目团队以采购管理计划、SOW为依据，决定采用加权系统来选择供方，

其中技术标权重0.4、经济标权重0.4、商务标权重0.2，总分最高者中标。如此形成

了采购文件和明确的供方选择标准，为接下来招投标的进行奠定了基础。

3．招标

招标便是指在开标之前发布招标信息，审查投标人资质，在投标人有疑问的时候公平的

进行澄清，确保采购的顺利进行。因此我按照采购管理计划中的规定，将采购文件发放到

公司制定的网址上，且规定开标日期为发放信息35天后。两天内有4家销售商与我公

司采购部门联系，经过审核有3家企业符合所要求的资质等级，列入合格卖方清