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会议筹备与日程表格

会议筹备与日程表格

项目

内容

会议主题

目标听众

会议时间

会议地点

财务预算

会前筹备

活动宣传

设计并发布宣传海报/邮件

签到表格

准备纸质签到表或电子签到系统

场地布置

确定场地，布置音响、灯光、投影仪等

日程安排

日期

时间

会后跟进

参会者反馈

收集参会者对会议内容的反馈

媒体报道

寻求媒体报道并整理发布

财务结算

核对支出，保证预算执行

附件

会议议程

会议资料

会议筹备与日程表

阶段

任务

前期准备

主题确定

确定会议主题和目标

日程规划

制定详细日程安排

预算编制

编制会议预算并审核

会前筹备

宣传推广

设计宣传资料，发布预告

场地预订

预订会议场地和必要设施

材料准备

准备会议资料和礼品

会议当天

报到接待

设置接待台，引导参会者签到

会中支持

维护现场秩序，提供技术支持

闭幕总结

主持闭幕式，收集反馈

会后工作

反馈整理

整理参会者反馈

财务结算

结算会议费用，提交报告

报告撰写

撰写会议总结报告

会议筹备与日程管理表

阶段

任务描述

负责人

预计完成日期

备注

实际完成日期

筹备阶段

1.主题确定

确定会议主题、目标和预期成果

会议策划20230918

2.目标受众分析

分析参会者需求和特点

市场部门20230923

3.预算制定

制定详细的会议预算并申请批准

财务部门20230928

4.宣传计划

制定宣传策略，包括社交媒体、邮件等

市场部门20231003

5.场地预订

预订会议场地，保证设施满足需求

行政部门20231008

实施阶段

1.物料准备

准备会议所需的宣传资料、参会指南等

行政部门20231015

2.技术支持

安排音响、投影、网络等技术保障

技术部门20231020

3.演讲者邀请

邀请演讲者，确认演讲主题和时间

会议策划20231025

4.参会者注册

开启参会者注册流程，收集基本信息

市场部门20231030

5.现场布置

完成会议现场的布置和装饰

行政部门20231103

执行阶段

1.开幕式

主持开幕式，介绍会议流程

会议策划20231105

2.演讲和讨论

组织演讲和讨论环节，保证时间控制

会议策划

20231105063.茶歇和休息

安排茶歇和休息时间，保证参会者舒适

行政部门20231106

4.闭幕式

主持闭幕式，总结会议成果

会议策划20231106

后续阶段

1.反馈收集

收集参会者反馈，用于改进未来会议

市场部门20231110

2.文档整理

整理会议相关文档和资料

行政部门20231114

3.财务结算

结算会议相关费用，提交财务报告

财务部门20231118

4.会议总结

撰写会议总结报告，总结经验和教训

会议策划20231122