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国外工程物资管理暂行规定

??一、总则

1.目的

为加强国外工程项目物资管理，规范物资采购、运输、仓储、使用等环节的行为，确保工程物资供应及时、质量合格、成本可控，特制定本暂行规定。

2.适用范围

本规定适用于公司在国外实施的各类工程项目的物资管理活动。

3.基本原则

统一管理原则：对国外工程项目物资实行集中统一管理，提高物资管理效率和效益。

计划采购原则：根据工程进度和需求，合理编制物资采购计划，确保物资供应与工程进度相匹配。

质量优先原则：严格把控物资质量，选择优质供应商，确保所采购物资符合工程要求和相关标准。

成本控制原则：在保证物资质量和工程需求的前提下，通过优化采购策略、合理安排运输仓储等方式，降低物资采购和管理成本。

二、管理职责

1.项目管理部门

负责编制项目物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量、到货时间等要求。

参与物资供应商的选择和评价，提供技术支持和质量标准要求。

负责协调物资的现场接收、验收和使用，跟踪物资的实际使用情况。

2.物资管理部门

统筹管理国外工程项目物资，制定物资管理制度和工作流程。

汇总项目物资需求计划，编制公司年度物资采购计划，并组织实施采购活动。

负责物资供应商的开发、选择、评价和管理，建立供应商档案。

组织物资的运输、仓储管理，确保物资安全、及时到达项目现场。

定期对项目物资管理情况进行检查和考核，及时发现和解决问题。

3.财务部门

负责审核物资采购预算和费用支出，确保资金合理使用。

对物资采购合同进行财务审核，监督合同执行情况。

负责物资成本核算和财务报表编制，提供物资管理的财务分析数据。

4.质量控制部门

制定物资质量检验标准和验收程序，参与物资供应商的质量评价。

对采购物资进行质量检验和验收，确保物资质量符合要求。

对不合格物资的处理情况进行跟踪和监督，防止不合格物资用于工程建设。

三、物资采购管理

1.采购计划编制

项目管理部门应根据工程进度计划，提前[X]个月编制详细的物资需求计划，并提交给物资管理部门。

物资管理部门结合项目物资需求计划、库存情况和市场供应情况，汇总编制公司年度物资采购计划。年度采购计划应明确物资的类别、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。

在工程实施过程中，如因工程变更等原因导致物资需求计划发生变化，项目管理部门应及时调整并重新提交物资需求计划，物资管理部门据此对采购计划进行相应调整。

2.供应商选择与管理

物资管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备良好的商业信誉、生产能力、质量保证能力和售后服务能力。

对于重要物资的供应商选择，应组织相关部门进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员资质、财务状况等方面。

根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

物资管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评价不合格的供应商，应及时采取整改措施或终止合作关系。

3.采购方式

物资采购可采用招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等方式。具体采购方式应根据物资的性质、金额、市场供应情况等因素综合确定。

招标采购适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购。应按照国家和公司相关招标管理规定，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。

询价采购适用于规格标准统一、市场货源充足、价格波动较小的物资采购。应向多家供应商发出询价函，比较报价后选择合适的供应商签订采购合同。

竞争性谈判采购适用于招标失败、采购时间紧迫、技术复杂或性质特殊的物资采购。应与不少于[X]家供应商进行谈判，确定成交供应商。

单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情形。应提供充分的理由和相关证明材料，经公司审批后实施采购。

4.采购合同管理

采购合同签订后，物资管理部门应及时将合同副本分发给项目管理部门、财务部门、质量控制部门等相关部门，各部门应按照合同要求履行各自职责。

物资管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、到货时间等信息。如发现供应商有违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或承担违约责任。

在合同执行过程中，如因工程变更、市场价格波动等原因需要变更合同条款，物资管理部门应与供应商协商一致，并签订补充合同或变更协议。变更合同应按照公