信息技术 第一册（五年制高职）教案 3.4.2 使用邮件合并制作标签 MS Office版.docx

4.3.2使用邮件合并制作标签

使用邮件合并的标签功能，能够将多张内容雷同的标签打印到一张纸上，只需要编辑一张标签，就能够自动完成所有标签的邮件合并。既节约了纸张，也极大的提高了工作效率，是非常实用的一项功能。

准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：

第一行为字段行；

第二行开始为记录行，且每条记录占一行；

字段行前不得含有标题等其他内容。

设计标签模板文档，记录以下几个参数：

页边距；

横向标签数与纵向标签数；

标签的长与宽。

新建一个文档，按照上述设计，设置好页边距。

在“邮件”选项卡中，点击“开始邮件合并”按钮，在下拉菜单中选择“标签”，如图1所示。

图1标签邮件合并

在“标签选项”对话框中，点击“新建标签”按钮，如图2所示。

图2新建标签

在“新建标签”对话框中，设置纸张、标签行列数、标签大小、边距以及纵向与横向跨度值，并为新建的标签命名，如图3所示。

通过“预览”窗口可以对各参数的含义有直观的感受。

横向跨度指的是第一个标签的左侧边线至第二个标签的左侧边线之间的距离，包括了标签的宽度加上标签间的间距。如果标签之间没有间距，则横向跨度与标签宽度相等。

纵向跨度与横向跨度类似，指的是垂直方向的跨度。

填写的数值若超过纸张大小，会出现错误提示，如图3所示。

图3输入标签参数

图4设置超过纸张大小的错误提示

为了便于裁剪，为标签画上边框线，如图5所示。

图5绘制完边框线的标签

在左上角第一个标签内按照之前的设计录入内容并排版。按照“4.3.1邮件合并基本操作”的步骤，对第一个标签完成合并域的插入，预览结果并调整排版，如图6所示。

图6完成第一个标签

点击“更新标签”按钮，即可自动填其他标签的内容，如图7所示。

图7更新标签

最后，点击“完成并合并”按钮，生成合并后的新文档，再对新文档的内容进行检查。

如需制作带有间距的标签，则在第6步输入标签参数时，调整横向跨度与纵向跨度的值，增加标签间距的大小，如图8所示。

图8增加0.5厘米标签间距

为标签加上边框，使用之前学过的相关知识，去除不必要的边框，即可得到带间距的标签，如图9所示。

图9带间距的标签