信息技术 第一册（五年制高职）教案 3.4.1 邮件合并基本操作 WPS Office版.docx

4.3.1邮件合并基本操作

邮件合并功能，可以通过在模板文档中插入来自Word表格、Excel表格等数据源的信息，批量自动生成主体内容不变、部分内容基于数据源记录变化的新文档。适合用来创建信封、邀请函、工资条、成绩单、标签等数量众多、主要内容重复的格式文档。

准备数据表，Word格式或者Excel格式均可。要求数据表符合数据库的特征：

第一行为字段行；

第二行开始为记录行，且每条记录占一行；

字段行前不得含有标题等其他内容。

制作模板文档，按照之前所学的知识完成排版。

在“引用”选项卡中，点击“邮件”按钮，打开“邮件合并”选项卡，如图1所示。

图1引用选项卡

在“邮件合并”选项卡中，点击“打开数据源”按钮，如图2所示。

图2打开数据源

在弹出的“选取数据源”对话框中，选中数据表文件，如图3所示。

图3选择数据表

在相应的位置插入数据表中的数据。点击“插入合并域”按钮，在弹出的“插入域”对话框中选择需要插入的字段名称，文档内光标位置处会出现如图4所示的字段名称。

图4插入合并域

点击“合并域底纹”按钮以突出显示插入的数据表字段。点击“查看合并数据”按钮，可以预览邮件合并后的结果，并适当调整排版，如图5所示。

图5突出显示字段并预览结果

点击“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中，根据合并需要进行选择，如图5、图6所示。

图5合并到新文档

图6选择合并的记录数量

最后，逐页检查合并后生成的新文档，确保合并后在排版等各方面没有问题，如图7所示。

图7检查合并后的新文档