电子文档管理办法.docx

电子文档管理办法

??一、总则

1.目的

为加强公司电子文档的规范化管理，确保电子文档的安全、完整、有效和可追溯，提高工作效率，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工在工作中形成、使用和管理的各类电子文档。

3.定义

本办法所称电子文档，是指以数字形式存储在磁盘、光盘、磁带等存储介质上的各类文件、资料、图表、数据等信息。

二、电子文档的分类与编号

1.分类原则

根据电子文档的来源、内容和用途，进行科学合理的分类，确保分类清晰、便于管理。

2.分类方法

行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、请示等。

业务文件类：涉及公司各项业务活动的合同、协议、业务报表、技术文档等。

人事档案类：员工个人档案、考勤记录、培训资料等。

财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

项目文档类：公司各类项目的策划书、计划书、项目报告等。

其他类：不属于上述分类的其他电子文档。

3.编号规则

电子文档编号采用年份+类别代码+顺序号的格式。例如，2023年行政文件类的第5份文件编号为：2023XZ005。

年份：取文件形成年份的后两位数字。

类别代码：按照上述分类方法，分别用两个大写字母表示，如行政文件类为XZ，业务文件类为YW等。

顺序号：从001开始依次编号，位数不足三位的前面补0。

三、电子文档的形成与收集

1.形成要求

电子文档应使用公司统一规定的文档格式进行撰写和保存，确保文档的规范性和兼容性。

文档内容应准确、完整、清晰，语言表达规范，逻辑严谨。

涉及重要信息或机密内容的电子文档，应按照公司保密制度进行加密处理。

2.收集职责

各部门应指定专人负责本部门电子文档的收集工作，确保各类文档及时、完整地收集归案。

对于跨部门形成的电子文档，由主办部门负责收集，并及时分发给相关部门。

3.收集时间

一般电子文档应在形成后的[X]个工作日内收集完毕。

重要紧急的电子文档应随形成随收集，确保不延误工作。

四、电子文档的存储与保管

1.存储介质

优先选用稳定性高、容量大、读写速度快的存储介质，如企业级硬盘、磁带库等。

定期对存储介质进行检查和维护，确保存储介质的正常使用。

2.存储方式

采用集中存储与分散存储相结合的方式。重要的、共享性强的电子文档集中存储在公司的文件服务器上，各部门可根据工作需要进行访问和使用。

对于部门内部使用频率较高的电子文档，可在部门内部服务器或本地存储设备上进行备份存储，但需确保备份数据的安全性和完整性。

3.存储路径

电子文档应按照分类和编号规则，建立清晰的存储路径，便于查找和管理。例如，行政文件类存储在文件服务器\行政文件\年度\类别\文件名的路径下。

定期对电子文档的存储路径进行检查和清理，确保路径的准确性和有效性。

4.保管期限

根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类电子文档的保管期限。一般行政文件类保管期限为[X]年，业务文件类保管期限根据具体业务要求确定，人事档案类、财务档案类等按照相关规定执行。

超过保管期限的电子文档，经相关部门和领导审批后，按照规定的程序进行销毁。

5.备份管理

定期对重要电子文档进行备份，备份频率至少为[X]次/月。备份数据应存储在与原数据不同的存储介质上，并分别存放在不同的物理位置。

建立备份数据的恢复测试机制，定期进行恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

五、电子文档的检索与利用

1.检索方式

提供多种检索方式，如按文件名、编号、关键词、日期等进行检索，方便用户快速查找所需电子文档。

建立电子文档检索索引，提高检索效率。

2.利用权限

根据电子文档的密级和使用范围，设定不同的利用权限。一般员工只能访问和使用与其工作相关的电子文档，涉及机密信息的文档只有经过授权的人员才能访问。

对于需要共享的电子文档，应明确共享范围和共享方式，确保信息的安全和合理利用。

3.利用流程

用户如需查阅或使用电子文档，应填写《电子文档查阅申请表》，注明查阅或使用的文档名称、编号、用途等信息，经部门负责人审批后，提交给文档管理部门。

文档管理部门根据审批意见，为用户提供相应的电子文档，并记录查阅或使用情况。

用户应妥善保管所查阅或使用的电子文档，不得擅自复制、传播或泄露给无关人员。

六、电子文档的安全管理

1.安全策略

制定完善的电子文档安全策略，包括访问控制、数据加密、病毒防护、防火墙设置等，确保电子文档的安全性。

定期对电子文档安全策略进行评估和更新，适应不断变化的安全环境。

2.访问控制