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电子档案管理制度范本

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积存、归档及电子档案治理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的治理。其他种类的电子文件的治理可参照本标准。

2引用标准(略)

3定义

本标准采纳以下定义。

3.1电子文件ElectronicRecords

能被计算机系统识别、处理，按肯定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2电子档案ElectronicArchives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3规律归档LogicalFiling

指在计算机网络上进展，不转变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4物理归档PhysicalFiling

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。?

4总则

4.1电子文件形成单位指定特地机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积存、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程治理,保证治理工作的连续性。

4.2电子文件形成部门负责电子文件的收集、积存、保管和整理工作,档案部门要进展指导与监视。

4.3电子文件的治理由档案部门负责,电子文件形成部门要供应帮助和支持。

4.4档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5为保证电子档案的”可利用性,从电子文件形成时就应有严格的治理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持全都。

4.7具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必需制成纸质文件或缩微品等。进展归档时,必需将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。?

5电子文件的收集与积存

5.1收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2收集积存要求

5.2.1记录了重要文件的主要修改正程，有查考价值的电子文件应被保存。当正式文件是纸质的,假如保管部门已开头进展向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容一样的草稿性电子文件应当保存,否则可依据实际条件或需要,确定是否保存。

5.2.2保存与纸质等文件内容一样的电子文件时，应在彼此间建立精确、牢靠的标识关系。

5.2.3在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应实行更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保存。

5.2.4用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5用扫描仪等设备获得的图像电子文件,假如采纳非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6用计算机帮助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应留意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7用视频设备获得的动态图像文件,收集时应留意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数精确、数据完整。

5.2.10通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换，则收集时必需连同专用软件一并收集。

5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、治理数据等应与电子文件一同收集。?

5.3收集、积存方法

5.3.1准时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中