总账管理培训讲学.ppt

第3章总账管理;3.1总账管理系统概述;3.1总账管理系统概述;;;开始下月业务;3.2总账管理系统初始设置;3.2总账管理系统初始设置;3.选项设置-凭证;3.选项设置-凭证(续1)

⑴制单控制

制单序时控制：

该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系统日期

支票控制

两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理。

达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能。

赤字控制

控制对象：资金及往来科目或全部科目。

达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示。

可以使用应收受控科目（以下同理）

即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单。;3.选项设置-凭证(续2)

⑵凭证控制

现金流量科目必录现金流量项目

制单时使用了“在指定科目时被指定为现金流量的科目”，系统要求指定现金流量项目及金额。

自动填补凭证断号

新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号。

凭证录入时结算方式及票据号必录

在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。;4.选项设置-凭证打印

合并凭证显示、打印

选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录。

打印凭证页脚姓名

决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。;5.选项设置-权限

制单权限控制到科目

比如单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目。

制单权限控制到凭证类别。

限制某个操作员只能填制某个类别的凭证。

操作员进行金额权限控制

系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。;5.选项设置-权限(续)

凭证审核控制到操作员

如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证??则应选择该选项。

出纳凭证必须经由出纳签字

出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。

凭证必须经由主管会计签字

如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。

允许修改、作废他人填制的凭证

如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。;;;;⑴会计科目体系设计的原则

会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求

凡是报表所用数据,需从系统取数的,必须设立相应科目。

会计科目年中要保持相对稳定。

要考虑与各子系统的衔接。;管理费用明细表

;科目设置:

6602管理费用

660201招待费

总经理办公室

财务部

??

660202差旅费

660203邮电费

业务处理:

计入相应明细科目

报表编制:

查询明细账;科目设置:

6602管理费用

660201招待费部门核算

660202差旅费部门核算

660203邮电费部门核算

??

业务处理:

计入科目、辅助核算项目

报表编制:

查询部门辅助账

;;;;;;;;;7.数据权限

⑴数据权限控制设置

;设置用户“田晓宾”可以对“销售一部”的数据进行“查询和录入”;1.为什么要录入期初余额数据？

很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。;2.总账期初余额准备

⑴准备总账各科目的期初数据

年初建账：准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。

年中建账：准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。

;2.总账期初余额准备(续)

⑵准备辅助账各科目的期初数据

如果科目设置