智能票据管理系统操作手册-配送企业.doc

智能票据管理系统操作手册-配送企业

一：使用前准备

准备一台可访问互联网的计算机，并安装有可浏览网站的浏览器，推荐使用谷歌，火狐，ie11版本及以上浏览器。

二：系统操作流程

从省招采平台如下图所示菜单，点击后即可跳转到智能票据管理系统

第一次跳转到票据系统需要企业进行授权，在如下页面的输入框里面

输入从招采平台复制的授权秘钥（授权秘钥获取方式如下图所示）。

点击“提交”按钮，授权完成后即可进入智能票据管理系统。

1：票据采集

1.1四要素采集

在如下图所示页面可以手动录入发票四要素信息进行票据电子信息的采集，其中增值税普通发票与增值税电子发票的信息有所差异，可以点击下图红框圈起来的地方（序号1票据示例处）查看普票和专票的四要素示例信息。

在人工采集页面中可实现批量导入发票信息进行票据电子信息的采集，具体操作用户可先点击如下图中“下载”按钮，下载系统Excel表格数据模板，按照模板信息填写发票信息，然后点击如下图中的“导入”按钮实现批量采集信息的导入功能。

如导入的发票信息不符合规范，用户可在“票据采集-采集记录”页面中通过某一条不正确的发票信息去查看采集状态和原因（如：发票号码位数超过8位等），采集状态显示为失败的发票用户可通过点击“编辑”按钮去修改发票信息（只有采集失败的发票信息才会有编辑操作），该发票通过修改操作符合发票规范，系统会校验通过，即采集状态为成功。

采集后的票据信息可以在如下图所示页面“采集记录”查看：

1.2批量采集

在如下页面下载软证书授权模板，填写完毕后，企业盖章，然后将盖好章的授权书寄送到山东省公共资源，经过税局审核通过后，就可以批量获取发票信息。

2：进销项关联

2.1系统关联

当用户采集完票据信息后，系统可以根据当前企业的销项票自动从企业的进项票中推荐出合适的票据，如果系统推荐不出合适的进项票或者推荐的进项票不符合当前的业务，操作人员可手动根据业务情况修改相关联的进项票信息。

操作步骤如下：

点击“进销项关联”菜单下的“系统关联”，如果“一致验证”栏显示“一致”则可以直接将票据信息提交。

如果显示不一致，则需要操作人员点击“详情”按钮去手动操作。

在详情里面销项票的货物明细显示红色的品类则为没有找到合适的进项票，点击“加进项票”进行进项票的查询添加，添加完后对应缺少进项票的药品直至一致性验证显示为一致。

提交时候如果有需要可以在备注栏位填写备注。

企业已经提交的票据可以在“票据汇总”里面进行查看，对于医疗机构还未核验的票据企业可以进行编辑。

对于医疗机构驳回的票据企业可以进行编辑修改或者作废重新提交。

2.2：导入发票药品批号

由于有些发票的备注栏里面并没有批号信息，自动匹配发票需要有批号信息，所以用户可以在此页面将企业ERP里面的发票药品批号信息导出来然后再上传到系统，系统就可以根据导入的发票药品批号信息自动匹配。

企业可通过如下图“批号导入”页面进行批量批号导入发票信息功能。

用户可通过下图中，点击“下载”按钮，下载导入发票批号模板，根据模板信息填写对应的发票信息，然后点击“导入”按钮，即可实现发票批量批号导入功能，导入成功的发票信息可在当前页面实时查看。

用户也可以通过如下图中，点击“新增”按钮，按下图提示信息填写对应的发票信息，点击“确定”按钮，实现新增批号功能。

3：票单关联

系统可以根据当前企业的配送单信息自动从企业的进项票和销项票中推荐出合适的票据，如果系统无法自动推荐出合适的票据信息，操作人员可手动根据业务情况修改相关联的进项票和销项票信息。

操作步骤如下：

点击“票单关联”菜单下的“自动关联”，如果“一致验证”栏显示“一致”则可以直接将信息提交。

如果显示不一致，则需要操作人员点击“详情”按钮去手动操作。

在详情里面如果没有销项票或进项票则为没有找到合适的票据，点击“加进项票”或“加销项票”进行票据的查询添加，添加完后对应缺少进项票或销项票的药品直至一致性验证示为一致。

企业已经提交的票单关联信息可以在“票单汇总”里面进行查看，对于医疗机构还未确认的单据企业可以进行编辑。

选择订单状态为“待核验”，点击操作栏“编辑”按钮可进行修改操作。

4：票据查询

所有跟当前企业相关的发票都可在“票据查询”功能里面管理，其中进项查询可管理所有开给当前企业的发票。

销项查询可以管理所有当前企业开给医疗机构的发票。

5：票据验真

票据验真功能可以根据四要素信息查验近4年内的所有发票，跟企业业务无关。如下图所示，录入发票四要素信息即可查验对应发票信息。