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甲方：XXX

乙方：XXX

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会议费用规范合同范本（2024年版）版B版

本合同目录一览

1.会议费用规范

1.1定义与解释

1.2适用范围

1.3费用构成

1.4费用标准

1.5费用支付与结算

1.6费用报销流程

1.7费用管理责任

1.8异常情况处理

1.9费用审计与监督

1.10费用调整与变更

1.11费用退还与赔偿

1.12费用规范的修订与更新

1.13违反费用规范的后果

1.14争议解决方式

第一部分：合同如下：

第一条会议费用规范

1.1定义与解释

本合同所指的会议费用规范，是指为规范双方在会议组织与参会过程中的费用支出，明确费用构成、费用标准和费用支付与结算等事项，确保会议费用合理、高效使用而制定的各项规定。

1.2适用范围

本合同所规定的会议费用规范适用于双方在会议组织与参会过程中的所有费用支出，包括但不限于会议场地租赁费、会议材料费、会议餐饮费、会议住宿费、会议交通费等。

1.3费用构成

（1）会议场地租赁费：根据会议规模、场地设施和地理位置等因素确定。

（2）会议材料费：包括会议手册、资料袋、名片、会议证件等制作费用。

（3）会议餐饮费：包括会议期间的中餐、晚餐、茶歇等费用。

（4）会议住宿费：根据参会人员数量、住宿标准等因素确定。

（5）会议交通费：包括参会人员接送站、市内交通等费用。

（6）其他费用：如嘉宾住宿、翻译、音响设备、现场布置等临时发生的费用。

1.4费用标准

会议费用的标准根据会议的性质、规模和预算进行合理设定。双方应按照预定的费用标准进行费用支出，并严格遵守国家相关政策和行业规定。

1.5费用支付与结算

（1）双方应在合同签订后的七个工作日内，按照约定的比例支付预付款。

（2）会议结束后，双方根据实际发生的费用进行结算，多退少补。

（3）结算时，应提供正规发票，双方按照约定时间完成支付与报销手续。

1.6费用报销流程

（1）参会人员凭有效票据向主办方提出报销申请。

（2）主办方对报销申请进行审核，符合规定的费用予以报销。

（3）主办方在收到报销申请后的七个工作日内完成报销手续。

1.7费用管理责任

双方应共同承担会议费用的管理责任，确保费用支出的合规、合理、高效。主办方负责制定费用预算、审核费用支出，并按照约定时间完成支付与报销手续。承办方负责按照费用规范和预算执行费用支出，并提供相关证明材料。

1.8异常情况处理

在会议费用支出过程中，如遇异常情况，双方应立即协商解决，确保会议的顺利进行。如因特殊情况导致费用超支，需经双方协商一致，方可调整费用预算。

1.9费用审计与监督

双方应对会议费用的支出情况进行审计与监督，确保费用使用的合规性和透明度。主办方有权对承办方的费用支出进行审计，并要求提供相关证明材料。

1.10费用调整与变更

（1）变更原因应符合实际情况，且双方协商一致。

（2）变更金额不得超过原预算的10%。

（3）变更后的费用支出应遵守本合同约定的费用规范。

1.11费用退还与赔偿

（1）如因主办方原因导致会议取消或延期的，主办方应按照约定退还已支付的会议费用。

（2）如因承办方原因导致会议取消或延期的，承办方应承担相应的赔偿责任。

1.12费用规范的修订与更新

本合同所涉及的费用规范如有变更，双方应立即进行修订与更新，并以书面形式签订补充协议。

1.13违反费用规范的后果

双方如有违反本合同约定的费用规范，应承担相应的法律责任，并赔偿因此给对方造成的损失。

1.14争议解决方式

双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

第八条会议场地租赁费

8.1主办方应根据会议规模、场地设施和地理位置等因素选择合适的会议场地。

8.2承办方负责与会议场地提供方进行沟通、协调和谈判，以获取最优的场地租赁价格。

8.3会议场地租赁费包括但不限于会议场地租金、会场布置费、设备租赁费等。

8.4双方应按照预定的费用标准进行场地租赁，并严格遵守国家相关政策和行业规定。

8.5会议结束后，承办方应向主办方提供会议场地租赁费的详细发票和支付凭证。

第九条会议材料费

9.1主办方应根据会议内容和参会人员需求，提前制定会议材料清单。

9.2承办方负责会议材料的制作、印刷和包装，并确保材料质量和数量符合要求。

9.3会议材料费包括但不限于会议手册、资料袋、名片、会议证件等制作费用。

9.4双方应按照预定的费用标准进行材料制作，并严格遵守国家相关政策和行业规定。

9.